Zarządzanie nadzorem w organizacjach: struktury, procesy i efektywność
Skuteczne zarządzanie organizacją wymaga ścisłego nadzoru nad strukturami i procesami. To właśnie te elementy stanowią fundament każdego systemu zarządczego, umożliwiając organizacjom osiąganie swoich celów strategicznych i operacyjnych.
Dostosowanie tych struktur i procesów do specyfiki organizacji jest kluczowe dla sukcesu projektów oraz długoterminowego rozwoju. W tym artykule przyjrzymy się, jak struktury i procesy wpływają na zarządzanie w organizacjach zorientowanych na projekty oraz jak ich optymalizacja przyczynia się do zwiększenia efektywności działania.
1. Struktury i procesy w organizacjach zorientowanych na projekty
Struktury i procesy są nieodłączną częścią każdego systemu zarządczego, które definiują role, obowiązki, oraz sposoby działania w organizacji. Dostosowanie tych elementów do specyfiki organizacji pozwala na efektywne zarządzanie projektami oraz osiąganie założonych celów strategicznych. W organizacjach zorientowanych na projekty, takich jak firmy technologiczne, budowlane czy konsultingowe, kluczowe znaczenie ma umiejętne wykorzystywanie istniejących struktur i procesów. Kierownicy projektów muszą nie tylko dostarczać dane i informacje biznesowe, ale również działać w ramach już ustalonych struktur, co często wymaga ich adaptacji lub modyfikacji w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby projektowe.
2. Wsparcie projektów
Organizacje dojrzałe pod względem zarządzania projektami często tworzą dedykowane struktury wsparcia, takie jak biura zarządzania projektami (PMO). Funkcje liniowe, takie jak zarządzanie zasobami ludzkimi (HR), finanse i IT, stanowią kluczowe procesy wspierające, które muszą być odpowiednio zintegrowane z resztą organizacji, aby maksymalizować korzyści z realizowanych projektów. Warto podkreślić, że każda zmiana w strukturze lub procesie, wynikająca z realizacji projektu, może mieć znaczący wpływ na całość organizacji, dlatego kluczowe jest utrzymanie równowagi między strukturami obligatoryjnymi a opcjonalnymi.
3. Optymalizacja procesów biznesowych
Wdrażanie i optymalizacja procesów biznesowych są niezbędne w różnych sytuacjach, takich jak implementacja systemów zarządzania jakością, zarządzanie procesowe, czy Lean Manufacturing. Mapy procesów są użytecznym narzędziem do przeprowadzania transformacji w organizacji, umożliwiając skrócenie czasu realizacji, obniżenie kosztów, a także poprawę efektywności. Procesy w organizacji można podzielić na zarządcze, główne i wspierające, gdzie każde z nich odgrywa specyficzną rolę w osiąganiu celów biznesowych.
4. Wiodące metody i standardy w zarządzaniu projektami
W zarządzaniu projektami kluczową rolę odgrywają metody, metodyki i standardy, które pomagają organizacjom skutecznie realizować swoje cele projektowe. Jednym z najbardziej popularnych i uznawanych standardów na świecie jest ten opracowany przez amerykański Project Management Institute (PMI), znany jako PMBOK® (Project Management Body of Knowledge). Zgodnie z definicją PMI, projekt to „ograniczony w czasie wysiłek podejmowany w celu wytworzenia unikatowego produktu lub dostarczenia usługi”. Zarządzanie projektami, według tego standardu, polega na stosowaniu wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik w działaniach projektowych, w celu osiągnięcia wyznaczonego celu.
Standard PMBOK® koncentruje się na dziewięciu kluczowych obszarach zarządzania projektami: integralności, zakresie, czasie, kosztach, jakości, zasobach ludzkich, komunikacji, ryzyku oraz zleceniami. Dzięki kompleksowemu podejściu, PMBOK® dostarcza praktycznych wskazówek, które mogą być adaptowane do różnorodnych projektów, niezależnie od ich branży czy skali. Jest to narzędzie powszechnie używane przez profesjonalistów na całym świecie, którzy dążą do podniesienia efektywności realizacji projektów.
Kolejną ważną metodyką w zarządzaniu projektami jest PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments), wywodząca się z Wielkiej Brytanii. PRINCE2 jest metodyką, która jest ogólnie dostępna, chociaż jej prawa autorskie należą do Korony Brytyjskiej, a marka PRINCE jest zastrzeżona przez Office of Government & Commerce. Metodyka ta definiuje projekt jako przedsięwzięcie gospodarcze, mające na celu wytworzenie produktu uzasadnionego biznesowo, w określonym czasie, budżecie, z odpowiednią strukturą organizacyjną, rolami i zakresem odpowiedzialności.
PRINCE2 opiera się na czterech zintegrowanych elementach: procesach, tematach, pryncypiach oraz środowisku projektu. Metodyka ta zapewnia szczegółowy przewodnik dotyczący zarządzania projektami, który jest elastyczny i może być dostosowany do różnych typów projektów. Ze względu na swoją uniwersalność i szczegółowość, PRINCE2 jest szeroko stosowany przez organizacje na całym świecie, zwłaszcza w sektorze publicznym.
Zarówno PMBOK®, jak i PRINCE2, stanowią fundamenty nowoczesnego zarządzania projektami, oferując sprawdzone praktyki, które pomagają organizacjom osiągnąć sukces poprzez lepsze planowanie, kontrolę oraz realizację projektów.
Podsumowanie
Efektywne zarządzanie nadzorem w organizacjach wymaga nie tylko znajomości struktur i procesów, ale także ich umiejętnego dostosowania do zmieniających się warunków rynkowych i specyfiki realizowanych projektów. W dojrzałych organizacjach, kluczowe znaczenie ma integracja procesów wspierających z głównymi celami organizacji, co pozwala na optymalizację działań i maksymalizację korzyści. Metodyki takie jak PMBOK® i PRINCE2 oferują sprawdzone praktyki, które wspierają lepsze planowanie i realizację projektów. Wykorzystanie podejścia procesowego oraz umiejętność adaptacji struktur zarządczych to fundamenty skutecznego zarządzania, które przekładają się na długoterminowy sukces organizacji.
Szkoła Project Managerów - Szkoła.PM jest marką firmy APAULY GROUP Sp. z o.o.
Kontakt
APAULY GROUP Sp. z o.o. Dworcowa 43, 44-100 Gliwice tel.: +48 32 726 11 34 email: office@apauly.pl
Sąd Rejonowy w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Numer KRS: 0000600616 NIP: 631 266 09 27 Regon: 363679810
Wysokość kapitału zakładowego: 112 000,00 zł
Nr rachunku bankowego: 13 1950 0001 2006 0036 3719 0002
Standardy jakości
Firma działa w Bazie Usług Rozwojowych (audyt Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości)
Firma jest jedyną niepubliczną jednostką kształcenia zawodowego project managerów (wpis do rejestru niepublicznych placówek kształcenia ustawicznego – Prezydent Miasta Gliwice).
Wszyscy trenerzy posiadają zdany egzamin IPMA na poziomie D, C lub B.
Dwóch trenerów posiada kwalifikacje Autoryzowanych Trenerów IPMA Polska.
Firma jest członkiem Polskiej Izby Firm szkoleniowych i działa w oparciu o Standard Usługi Szkoleniowo-Rozwojowej SUS 2.0 corocznie certyfikowany przez zewnętrzną jednostkę certyfikującą (Dekra Certification).
Ta strona korzysta z ciasteczek, aby zapewnić Ci najlepszą możliwą obsługę. Informacje o ciasteczkach są przechowywane w przeglądarce i wykonują funkcje takie jak rozpoznawanie Cię po powrocie na naszą stronę internetową i pomaganie naszemu zespołowi w zrozumieniu, które sekcje witryny są dla Ciebie najbardziej interesujące i przydatne.
Ściśle niezbędne ciasteczka
Niezbędne ciasteczka powinny być zawsze włączone, abyśmy mogli zapisać twoje preferencje dotyczące ustawień ciasteczek.
Jeśli wyłączysz to ciasteczko, nie będziemy mogli zapisać twoich preferencji. Oznacza to, że za każdym razem, gdy odwiedzasz tę stronę, musisz ponownie włączyć lub wyłączyć ciasteczka.