Zarządzanie projektem: kluczowe aspekty układu sił i interesów

Zarządzanie projektem to sztuka balansowania różnorodnymi siłami i interesami, które kształtują jego otoczenie. W niniejszym artykule przyjrzymy się temu, jak zrozumienie układu sił i interesów może przyczynić się do sukcesu projektu, oraz jakie czynniki otoczenia należy brać pod uwagę podczas jego realizacji. 

1. Zarządzanie układem sił i interesów  

Władza to wpływ na zachowanie innych, często wynikający z nieformalnych aspektów, jak osobiste ambicje i interesy. Te motywacje mogą kształtować działania interesariuszy, wpływając na przebieg projektu.  

Zrozumienie i umiejętność korzystania z tych nieformalnych relacji są kluczowe dla sukcesu projektu. Zarządzając projektem, należy brać pod uwagę różnorodność kulturową i osobowościową, co wpływa na sposób sprawowania władzy. Interesariusze mogą mieć różne priorytety, dlatego ważne jest uznawanie ich potrzeb i budowanie z nimi relacji.  

Ludzie starają się realizować swoje interesy poprzez wywieranie wpływu, zarówno w relacjach formalnych, jak i nieformalnych. Należy odróżniać rolę formalnej władzy od nieformalnych wpływów, takich jak władza doradcza czy ekspercka, które mogą mieć istotny wpływ na projekt. 

2. Ocena ambicji, interesów i wpływu innych osób na projekcie 

Ocena osobistych ambicji i wpływu innych na projekt jest kluczowa dla jego sukcesu. Środowisko projektu, czyli jego otoczenie lub kontekst, zawiera wiele czynników wpływających na jego przebieg: 

• Konkurencyjne otoczenie, obejmujące inne firmy na rynku oraz infrastrukturę. 
• Aspekty ekonomiczne, takie jak trendy rozwojowe, stopa procentowa, czy możliwości finansowania. 
• Kwestie prawne, w tym regulacje finansowe i administracyjne. 
• Otoczenie polityczne, włączając w to zmiany życia państwa, działania rządu, czy politykę inwestycyjną. 
• Czynniki społeczne, takie jak różnice kulturowe czy dostępność wykwalifikowanej siły roboczej. 
• Postęp technologiczny, który może wpływać na innowacje w projekcie. 
• Środowisko naturalne, z uwzględnieniem zjawisk przyrodniczych i wpływu projektu na środowisko. 
• Wykonawcy i kontrakty, które także mają istotny wpływ na przebieg projektu. 

Te wszystkie czynniki razem tworzą środowisko realizacji projektu, które może wpływać na jego planowanie i wykonanie. Warto zauważyć, że projekt nie tylko działa w warunkach otoczenia, ale także może na nie wpływać. 

Otoczenie w projekcie składa się z dwóch głównych części: 

1. Otoczenie wewnętrzne: To środowisko związane bezpośrednio z organizacją realizującą projekt. Obejmuje zarząd, pracowników, kierownika projektu oraz inne człony zespołu. Istotne elementy to misja organizacji, wartości, strategia, kultura i procedury, a także struktura organizacyjna. 
2. Otoczenie zewnętrzne: To zewnętrzne czynniki mające wpływ na projekt. W skład wchodzą dostawcy, konkurenci, instytucje publiczne, samorządy lokalne, związki zawodowe, mieszkańcy i organizacje społeczne, a także czynniki branżowe, makroekonomiczne, krajowe i kulturowe. 

Wewnątrzorganizacyjne środowisko projektowe obejmuje organy nadzorcze, kierowników, ekspertów, biuro projektów, reprezentacje pracownicze, aspekty lokalizacji i wyposażenie organizacji. Środowisko w projekcie składa się z komitetu sterującego, kierownictwa projektu, zespołów wykonawczych, zarządzania projektami, obsługi administracyjno-technicznej, specjalistów, konsultantów, wyposażenia i know-how. 

Środowisko realizacji projektu stanowi wieloaspektowy, wielopłaszczyznowy i złożony zbiór czynników zależny od charakterystycznych cech projektu, takich tak: 

− koszt projektu, 
− rodzaj projektu, 
− wielkość projektu, 
− czas trwania projektu, 
− zakresu przedmiotowego, 
− organizacja, w której jest realizowany. 

Do analizy interesariuszy projektu wykorzystuje narzędzia takie jak rejestr interesariuszy, analiza relacji pomiędzy interesariuszami, mapa interesariuszy, pole sił i macierz oceny zaangażowania.  

3. Ocena nieformalna wpływu jednostek i grup i ich potencjalnego wpływu na projekt 

Nieformalny wpływ należy odróżnić od wpływów formalnych opisanych w dokumentach i procedurach organizacji. Ludzie mogą wywierać wpływ z wielu powodów i z wykorzystaniem różnych środków. Oprócz formalnie uzgodnionej prawowitej władzy (np. szefów działów, kadry, sędziów i nauczycieli) istnieje wiele innych podstaw władzy, na przykład przymus, nagrody, władza doradcza i ekspercka. Relacje są także solidną podstawą wpływów. Wpływanie na decyzje poprzez wykorzystanie relacji osobistych jest powszechnym i często skutecznym sposobem. Istnieje wyraźna rozbieżność w kwestii możliwości ludzi lub grup do wywierania wpływu na pewne rodzaje decyzji lub decyzji podjętych w określonej dziedzinie wiedzy lub części organizacji („zasięg” wpływu). Każdy człowiek i grupa ma swój zasięg wpływu i ważne jest, aby znać ten zasięg. 

4. Ocena osobowości i stylów pracy innych osób oraz zastosowanie tych aspektów z korzyścią dla projektu 

Każdy człowiek ma własny unikalny styl działania, który może być kształtowany przez czynniki kulturowe. Nawet jeśli mają te same ambicje i interesy, mogą różnić się w sposób, w jaki wywierają wpływ. Kierownik projektu musi uznawać te różnice, aby skutecznie współpracować z ludźmi i grupami. 

Podsumowanie: 

W zarządzaniu projektem kluczowe znaczenie mają nie tylko umiejętności techniczne, lecz także umiejętność zarządzania różnorodnymi siłami i interesami, które wpływają na jego otoczenie. W artykule omówiliśmy rolę nieformalnej władzy, indywidualnych stylów pracy oraz czynników środowiskowych, które mogą mieć istotny wpływ na przebieg projektu. Świadomość tych aspektów i umiejętne nimi zarządzanie są pożądane dla osiągnięcia sukcesu w realizacji projektów.