Budowanie relacji z zarządem, sponsorami i kierownictwem wyższego szczebla

W dzisiejszym wpisie poruszymy istotny temat budowania relacji z kluczowymi interesariuszami w zarządzaniu projektem. Szczególną uwagę poświęcimy relacjom z zarządem, sponsorami i kierownictwem wyższego szczebla, które mają kluczowy wpływ na powodzenie każdego przedsięwzięcia. 

1. Znaczenie kluczowych interesariuszy 

W świecie projektów kadra kierownicza, członkowie zarządu i sponsorzy stanowią fundament dla realizacji każdego przedsięwzięcia. Ich rola nie ogranicza się jedynie do udostępniania budżetu czy podejmowania decyzji, ale także obejmuje określanie priorytetów i zakresu projektu. W związku z tym skuteczne zarządzanie ich oczekiwaniami staje się kluczowym zadaniem dla każdego menedżera projektu. 

2. Budowanie relacji 

Zaangażowanie i aprobata zarządu oraz wyższego kierownictwa mają kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu. Dlatego też warto inwestować w budowanie pozytywnych relacji i otwartej komunikacji. Dobrze funkcjonujące relacje pracownicze sprzyjają nie tylko efektywnej współpracy, ale również pozytywnemu nastawieniu do projektu. 

Strategia budowania relacji: 

• Zrozumienie celów i priorytetów: Pierwszym krokiem jest dokładne zrozumienie celów i priorytetów interesariuszy. Każdy z nich może mieć inne cele, więc ważne jest, aby menedżer projektu zidentyfikował te różnice i dostosował swoje działania w taki sposób, aby zaspokoić potrzeby wszystkich stron. 
• Regularna komunikacja: Regularna, transparentna komunikacja jest kluczowa. Spotkania, raporty i aktualizacje postępów pomagają utrzymać wszystkich na bieżąco i minimalizować ryzyko nieporozumień. 
• Budowanie zaufania: Zaufanie jest fundamentem każdej udanej relacji biznesowej. Menedżer projektu powinien być otwarty, uczciwy i niezawodny, aby zyskać zaufanie interesariuszy. 
• Rozwiązywanie konfliktów: Konflikty są nieuniknione w każdym projekcie. Ważne jest, aby menedżer projektu miał strategie i narzędzia do efektywnego rozwiązywania konfliktów, aby nie zakłócały one postępu projektu. 

3. Rola Komitetu Sterującego 

W ramach projektu funkcjonuje komitet sterujący, w którego skład wchodzą: 

1. PKS - Przewodniczący Komitetu Sterującego 
2. Główny Użytkownik 
3. Główny Dostawca 

Ich obecność w komitecie zapewnia różnorodność perspektyw oraz pomaga w podejmowaniu kluczowych decyzji związanych z projektem. Członkowie Komitetu podejmują najważniejsze decyzje oraz rozporządzenia dla całego projektu. Reprezentuje interesy biznesowe zarówno dostawców, użytkowników jak i zamawiającego. Ma wystarczającą władzę do podejmowania decyzji, zatwierdzania planów i zezwalania na wszelkie konieczne odstępstwa od Planów Etapów (ang. Stage Plan). Jest to organ decyzyjny, który odpowiada zarówno za podejmowanie decyzji, przywództwo jak i dostarczenie oczekiwanych rezultatów, także za alokację zasobów dla projektu. Jest to najwyższy zwierzchnik przedsięwzięcia, odpowiadający za uruchomienie, ukierunkowanie, kontrole oraz ewentualne zaniechanie prowadzenia projektu. 

4. Praktyczne porady dla menedżerów projektów 

Aby z sukcesem zarządzać relacjami z zarządem, sponsorami i kierownictwem wyższego szczebla, warto pamiętać o kilku praktycznych wskazówkach: 

• Proaktywne zarządzanie oczekiwaniami: Regularnie pytaj interesariuszy o ich oczekiwania i aktualizuj ich na temat postępów projektu. 
• Przygotowanie do spotkań: Zawsze bądź dobrze przygotowany na spotkania z kluczowymi interesariuszami. Miej gotowe odpowiedzi na potencjalne pytania i prezentuj dane w jasny i zrozumiały sposób. 
• Dokumentowanie decyzji: Zapisuj wszystkie kluczowe decyzje podjęte podczas spotkań. To nie tylko pomaga w śledzeniu postępów, ale także zapewnia transparentność i klarowność dla wszystkich zaangażowanych stron. 
• Adaptacja do zmian: Bądź elastyczny i gotowy do adaptacji w obliczu zmieniających się warunków lub priorytetów. Zdolność do szybkiego reagowania na zmiany jest kluczowa dla utrzymania wsparcia interesariuszy. 

Podsumowanie

Wnioskiem, który płynie z powyższego, jest fakt, że budowanie relacji z interesariuszami to kluczowy element sukcesu każdego projektu. Zaangażowanie zarządu, partnerów, dostawców oraz innych kluczowych interesariuszy poprzez partnerstwo, negocjacje i odpowiednie zarządzanie konfliktem tworzy solidne fundamenty dla realizacji celów projektu. Regularna ocena i ulepszanie istniejących sieci kontaktów oraz odpowiednie zakończenie sojuszy pozwalają na ciągły rozwój współpracy, co przekłada się na sukcesywny rozwój organizacji.