Opracowanie i utrzymanie strategii zarządzania interesariuszami

Analiza interesariuszy stanowi kluczowy element każdego projektu, niezależnie od jego rozmiaru czy charakteru. Identyfikacja i zrozumienie potrzeb oraz oczekiwań kluczowych interesariuszy pozwala na dostosowanie strategii projektu do ich wymagań, co z kolei przekłada się na osiągnięcie sukcesu w realizacji projektu. 

1. Analiza interesariuszy 

Analiza interesariuszy to kluczowy krok w procesie zarządzania projektem. Może być przeprowadzana na etapie przygotowania strategii lub definiowania projektu. Proces ten obejmuje identyfikację i charakterystykę kluczowych interesariuszy – osób i organizacji, na które projekt będzie miał wpływ lub które będą wpływać na projekt. Wywiady i dyskusje są głównymi narzędziami tej analizy, która powinna dostarczyć pełen obraz rozkładu sił w ramach projektu. 

2. Mapa interesariuszy 

W praktyce analiza interesariuszy często przybiera formę mapy, na której zaznacza się przedsiębiorstwo oraz kluczowych interesariuszy. Relacje między nimi ilustruje się strzałkami, których długość pokazuje stopień oddalenia od bieżącego działania firmy, a grubość – siłę oddziaływania na organizację. Tego rodzaju analiza pomaga zbudować hierarchię ważności interesariuszy, co jest kluczowe dla zarządzających projektem. 

3. Hierarchizacja i ocena interesariuszy 

Kolejnym krokiem po stworzeniu mapy interesariuszy jest hierarchizacja i ocena poszczególnych grup. Należy określić stopień zainteresowania interesariuszy organizacją oraz wpływ, jaki mają na projekt. Na podstawie tych informacji tworzy się listę priorytetów, co pozwala na skuteczne zarządzanie relacjami z interesariuszami. 

4. Tworzenie planu komunikacji 

Plan komunikacji jest integralną częścią strategii zarządzania projektem. Powinien obejmować szczegółowy opis strategii komunikacyjnych, które kierownik projektu będzie stosować w interakcjach z różnymi grupami interesariuszy. Kluczowe jest minimalizowanie negatywnego wpływu grup, które mogą być nieprzychylne projektowi, oraz maksymalizowanie wsparcia ze strony tych, którzy mogą przyczynić się do jego sukcesu. 

Plan komunikacji powinien zawierać następujące elementy: 

• Przegląd planu komunikacji: Streszczenie celu dokumentu i głównych informacji o odbiorcach komunikatów. 
• Informacje administracyjne: Autor planu, lista odbiorców, historia zmian. 
• Wymagania interesariuszy dotyczące komunikacji: Określenie, jakie informacje są potrzebne, dlaczego, kiedy i jak mają być dostarczane. 

5. Ciągłe dostosowywanie planu 

Plan zarządzania interesariuszami i komunikacji musi być elastyczny i podlegać ciągłemu dostosowywaniu do zmieniających się warunków. Pojawienie się nowych interesariuszy lub zmiana okoliczności projektu wymaga ponownego uruchomienia funkcji planowania, organizowania, dowodzenia, motywowania i kontrolowania. Dzięki temu plan pozostaje aktualny i skuteczny na każdym etapie realizacji projektu. 

6. Uniwersalny plan procesu zarządzania interesariuszami 

1. Analiza otoczenia projektu

Pierwszym krokiem jest zrozumienie otoczenia, w którym projekt będzie realizowany. Kierownicy projektów muszą ocenić, jaki wpływ będzie miał projekt na środowisko oraz jak otoczenie może wpłynąć na projekt. Ważne jest zbadanie "wrażliwości” projektu na otoczenie, co pomoże zidentyfikować potencjalne zagrożenia i szanse. Należy również uwzględnić różnice w percepcji projektu przez interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych. 

2. Określenie celów kluczowych interesariuszy

Kolejnym etapem jest identyfikacja i zrozumienie potrzeb kluczowych interesariuszy. Należy stworzyć obiektywny obraz interesariuszy, oparty na rzetelnej analizie, który uwzględnia ich rzeczywiste potrzeby oraz cele. Poznanie bodźców zachowań interesariuszy oraz ich ukrytych programów działania jest kluczowe dla skutecznego zarządzania ich oczekiwaniami. 

3. Ocena własnych możliwości

Na tym etapie analiza koncentruje się na mocnych i słabych stronach projektu. Kierownik projektu musi ocenić swoje siły przetargowe wobec interesariuszy oraz zidentyfikować potencjalne źródła wsparcia. Brak szczerości i dokładności w tej analizie może prowadzić do niepowodzenia przedsięwzięcia. 

4. Zidentyfikowanie problemu

Po przeanalizowaniu otoczenia i kluczowych interesariuszy, kolejnym krokiem jest identyfikacja istniejących problemów i potencjalnych zagrożeń. Dokładne rozpoznanie źródeł problemów umożliwia stworzenie strategii działań, które pozwolą na skuteczne zarządzanie projektem i relacjami z interesariuszami. 

5. Opracowanie możliwych rozwiązań

Na tym etapie kierownik projektu powinien wypracować różnorodne strategie działań, które będą odpowiadały na potrzeby różnych grup interesariuszy. Tworzenie planu działań musi uwzględniać wzajemne powiązania między grupami oraz możliwe reakcje na przyjęte rozwiązania. Ważne jest opracowanie wielu alternatywnych strategii, co pozwoli na elastyczność w działaniu. 

6. Przetestowanie i modyfikacja rozwiązań

Ostatni krok polega na przetestowaniu opracowanych rozwiązań i wprowadzeniu ewentualnych modyfikacji. W trakcie realizacji projektu mogą pojawić się nowe informacje, które będą wymagały ponownej weryfikacji wcześniejszych założeń. Krytyczna samoocena działań i elastyczność są kluczowe dla skutecznego zarządzania interesariuszami. 

7. Rejestr interesariuszy 

Rejestr interesariuszy jest kluczowym dokumentem, który zawiera charakterystykę i dane dotyczące wszystkich zidentyfikowanych stron zainteresowanych projektem. Zidentyfikowanie potrzeb interesariuszy oraz zarządzanie nimi zgodnie z ich wymaganiami jest kluczowe dla sukcesu projektu. Rejestr powinien być utworzony od razu po podpisaniu protokołu projektu, co pozwoli na wczesne wykrycie potencjalnych zagrożeń. 

8. Identyfikacja interesariuszy 

Pierwszym krokiem w tworzeniu rejestru interesariuszy jest ich dokładna identyfikacja. Rejestr ten powinien zawierać szczegółowe informacje na temat każdego z interesariuszy: 

• Nazwiska, informacje kontaktowe, oznaczenia oraz nazwa firmy: Poznanie dokładnych danych kontaktowych pozwala na łatwiejszą komunikację. 
• Rola w projekcie: Zrozumienie, jakie zadania i obowiązki mają poszczególni interesariusze. 
• Priorytety angażowania interesariuszy: Określenie, którzy interesariusze są kluczowi i wymagają największego zaangażowania. 

9. Ocena interesariuszy 

Kolejnym etapem jest ocena interesariuszy, która pomaga w zrozumieniu ich potrzeb i oczekiwań: 

• Wymagania zainteresowanych stron: Co interesariusze oczekują od projektu. 
• Wpływ, zainteresowania i postawy interesariuszy wobec rezultatów projektu: Jakie mają podejście do wyników projektu. 
• Częstotliwość i preferowana metoda komunikacji: Jak często i w jaki sposób preferują być informowani. 
• Odpowiednie kanały komunikacji: Jakie metody komunikacji są najbardziej efektywne dla każdego interesariusza. 
• Zakres informacji i zawartość wiadomości: Jakie informacje są potrzebne i na jakim poziomie szczegółowości. 
• Kluczowi interesariusze: Którzy interesariusze są najważniejsi dla projektu i najbardziej aktywni w poszczególnych fazach. 
• Waga i możliwości oddziaływania na projekt: Jakie mają zdolności wpływania na projekt. 

10. Klasyfikacja interesariuszy 

Ostatnim etapem jest klasyfikacja interesariuszy w oparciu o poniższe kryteria: 

• Wpływ i zainteresowanie projektem: Określenie poziomu wpływu i zainteresowania (wysoki, średni, niski). 
• Typ interesariusza: Zewnętrzny, wewnętrzny, pozytywny, rezystor, kibic lub neutralny. 

11. Strategie zarządzania interesariuszami 

Podstawowe strategie zarządzania interesariuszami obejmują: 

• Partnerstwo (partycypacja): Włączenie interesariuszy w proces podejmowania decyzji sprawia, że czują się oni zaangażowani w projekt i są bardziej skłonni do współpracy. 
• Negocjacje i zarządzanie konfliktem (dialektyczna): Istotne jest stosowanie procedur rozwiązywania konfliktów oraz wykorzystywanie narzędzi zarządzania konfliktami w pracy ze środowiskiem projektu. 
• Dominacja (represyjna): W niektórych przypadkach konieczne może być bardziej bezpośrednie kontrolowanie środowiska projektu poprzez instrukcje zarządu czy selektywną informację. 

Podsumowanie

Zarządzanie interesariuszami i skuteczna komunikacja stanowią podstawę udanego projektu. Dlatego też kluczowe jest stworzenie planu zarządzania interesariuszami i planu komunikacji, które będą elastyczne i dostosowane do zmieniających się warunków. Analiza interesariuszy oraz hierarchizacja ich potrzeb to proces, który pozwala na zbudowanie silnych relacji z zainteresowanymi stronami oraz minimalizację ryzyka wystąpienia problemów w trakcie realizacji projektu. Dzięki odpowiednio przygotowanym narzędziom i strategiom zarządzania interesariuszami, możliwe jest osiągnięcie sukcesu w każdym projekcie.