Strategia, wizja i misja organizacji – klucz do skutecznego projektu

W dzisiejszym wpisie skupimy się na tym, dlaczego strategia, wizja i misja są niezbędne dla każdej organizacji, a także jak umiejętne ich wykorzystanie może wpłynąć na sukces projektu.

1. Strategia, wizja i misja: krótka charakteryzacja

Strategia organizacji to wyznaczony plan działania mający na celu osiągnięcie długoterminowych celów organizacji. 

Strategia w kontekście zarządzania projektami określa formalne uzasadnienie celów projektu, a także uzyskanie korzyści dla długoterminowych celów organizacji. Obejmuje dyscyplinę strategicznego zarządzania, w ramach którego organizacja dekomponuje cele strategiczne na elementy łatwe w zarządzaniu, w celu: 

• Uzyskania korzystnych zmian w kulturze organizacyjnej, systemach i procesach biznesowych; 
• Stworzenia i realizacji uzgodnionych celów strategicznych; 
• Alokacji i klasyfikacji zasobów; 
• Informowania kierownictwa o potrzebie zmiany celów strategicznych; 
• Stymulowania ciągłego doskonalenia. 

Zgodność ze strategią powinna polegać na uwzględnieniu wizji i misji organizacji w celach projektu lub korzyściach programu. 

2. Wizja organizacji

To inspirujący obraz przyszłości, który motywuje pracowników do wspólnego dążenia do sukcesu. 

Dobra wizja jest ambitna, ale realna, zwięzła, czasami wyniosła, bo ma w swoim brzmieniem motywować otoczenie. 

Wg Johna Hendry’ego, Gerry’ego Johnsonna i Julii Newton wizja powinna zawierać: 

• Opis kompetencji firmy 
• Nakreślenie drogi z obecnej zajmowanej pozycji do tej, do której przedsiębiorstwo aspiruje 

• Uświadomienie sobie potrzeby doskonalenia się, by być atrakcyjniejszym od konkurencji 
• Opis postrzeganego środowiska biznesu, zmian społecznych 
• Charakterystykę naszego biznesu (obecne i pożądane rynki) 

3. Misja organizacji

Jasno sformułowany cel oraz wartości, które kierują codziennymi działaniami organizacji. 

Można więc powiedzieć, że jest swojego rodzaju wizytówką opisującą rolę firmy (czy mówiąc szerzej zbiorowości/organizacji) na rzecz otoczenia. Swoją treścią eksponuje walory odróżniające opisywany podmiot od konkurentów. Wyznacza kierunek wzrostu, dążeń dla kierownictwa jak i pracowników. Stanowi wartość firmy, motywuje. Misja jest pojęciem konkretniejszym od wizji, zawierającą więcej szczegółów, które po dalszym rozbudowaniu i skonkretyzowaniu będą tworzyć „strategię”. 

Misja składa się z czterech elementów: 

• celu istnienia firmy 
• sprecyzowanego obszaru działalności 
• wartości 
• organizacyjnych przekonań i założeń 

4. Dostosowanie projektu do misji, wizji i strategii 

Skuteczny projekt powinien być ściśle powiązany z ogólną strategią organizacji. Wybór projektów zgodnych z założeniami strategii gwarantuje skierowanie zasobów i energii w kierunku osiągania strategicznych celów. 

W kontekście zarządzania projektem, istnieje silne powiązanie między celem projektu a misją, wizją i strategią organizacji, które zaczyna się już na etapie formułowania celów działania firmy, gdzie każdy projekt stanowi istotny element strategii dążenia do osiągnięcia długoterminowych celów. 

W trakcie formułowania celów projektu należy skupić się na tym, jakie konkretne korzyści przyniesie organizacji w kontekście jej misji i wizji. Cel projektu powinien być spójny z głównymi założeniami strategii organizacji, aby skierować wysiłki w kierunku długoterminowego sukcesu. 

W procesie dostosowywania celów projektu do misji, wizji i strategii organizacji kluczową rolę odgrywa dokładna dokumentacja. Dane źródłowe, porównawcze i ekspertyzy stanowią fundament opracowywania celów projektu, które w pełni wspierają cele strategiczne organizacji. 

Wizja projektu powinna ściśle korespondować z wizją organizacji, a misja projektu powinna być spójna z misją całej firmy. To zagwarantuje, że projekt nie tylko przyniesie wymierne korzyści, ale także wniesie wartość zgodną z długoterminowymi założeniami organizacji. 

Alokacja zasobów, struktura asortymentowa, skalowanie produkcji - wszystkie te decyzje dotyczące celów projektu powinny być strategicznie skoordynowane, aby wspierać ogólną strategię organizacji. Tylko wtedy projekt stanie się skutecznym narzędziem realizacji zamierzonych przedsięwzięć.

5. Wyzwania i korzyści integracji 

Integracja strategii, wizji i misji z projektem może napotkać wyzwania, ale przynosi też liczne korzyści. Konsekwentne dążenie do celów strategicznych organizacji poprzez projekty sprzyja zarówno krótko-, jak i długoterminowemu sukcesowi. 

Wyzwania integracji: 

• Wyzwaniem może być osiągnięcie pełnej zgodności między wizją i misją projektu a wizją i misją organizacji. Czasami różnice w interpretacji mogą prowadzić do konfliktów. 
• Integracja celów projektu z misją, wizją i strategią wymaga skutecznego zarządzania oczekiwaniami interesariuszy. Różne grupy interesariuszy mogą mieć odmienne oczekiwania, co sprawia, że istnieje potrzeba zbalansowania ich potrzeb. 
• Integracja oznacza często konieczność łączenia zasobów i wysiłków z różnych obszarów organizacji, co może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy te obszary działają autonomicznie. 

Korzyści integracji: 

• Integracja celów projektu z misją, wizją i strategią organizacji prowadzi do skuteczniejszych działań, ponieważ projekt staje się organiczną częścią długoterminowego planu rozwoju. 
• Projekty zintegrowane z misją i wizją organizacji budują silniejszą tożsamość organizacyjną. Pracownicy mogą lepiej zrozumieć, dlaczego dany projekt jest ważny dla przyszłości firmy. 
• Integracja pozwala na lepsze zarządzanie zasobami, ponieważ środki finansowe, ludzkie i inne zasoby są przydzielane zgodnie z celami strategicznymi, co prowadzi do efektywniejszego wykorzystania środków. 
• Integracja celów projektu z misją, wizją i strategią organizacji jest kluczowym krokiem w kierunku osiągnięcia trwałego rozwoju. Projekty, które wspierają długoterminowe cele organizacji, stają się filarem sukcesu na przyszłość. 

Wreszcie, sukces integracji celów projektu z misją, wizją i strategią organizacji wymaga nie tylko zrozumienia wyzwań, ale także systematycznego podejścia do ich rozwiązywania. Jednak korzyści płynące z tej integracji są znaczące i stanowią fundament skutecznego zarządzania projektami w kontekście długoterminowej strategii organizacji.

6. Narzędzia i metody wsparcia 

Planowanie strategiczne projektu, monitorowanie postępów oraz stałe dostosowywanie do zmieniającej się strategii organizacji są kluczowe. Używanie odpowiednich narzędzi ułatwia skuteczne osiąganie celów. 

Wybrane narzędzia i metody pozwalające na skuteczną integrację projektu z misją, wizją i strategią: 

• Analiza SWOT: Analiza SWOT jest jedną z podstawowych metod analizy strategicznej przedsiębiorstwa. Nazwa metody jest akronimem angielskich słów strengths (mocne strony), weaknesses (słabe strony), opportunities (szanse potencjalne lub zaistniałe w otoczeniu), threats (zagrożenia prawdopodobne lub istniejące w otoczeniu). Można ją stosować dla całego przedsiębiorstwa lub w poszczególnych sferach jego funkcjonowania, np. marketingu, finansach, produkcji, itp. Może być także wykorzystywana w działalności doradczej (konsultingu) jako technika wstępnej analizy strategicznej przedsiębiorstwa (organizacji) zamawiającego usługę konsultingową. 
• Strategiczna Karta Wyników: Karta wyników wskazuje na popełnione w przeszłości błędy i pokazuje co poszło nie tak jak planowano. Firma może się uczyć na tych błędach i podejmować lepsze decyzje w przyszłości. Daje to jasny i przejrzysty obraz jak firmy i ich komórki funkcjonalne działają na rzecz osiągnięcia celów strategicznych. 
• Macierz Eisenhowera: Koncepcja ta, zwana macierzą lub kwadratem Eisenhowera pomaga w ustalaniu priorytetów dla naszych działań. Dzięki temu narzędziu, zarządzanie sobą w czasie staje się łatwiejsze, bardziej zrozumiałe i nasza efektywności pracy wzrasta. 

Wdrożenie tych narzędzi i metod wspierających proces dostosowywania projektu do misji, wizji i strategii organizacji pomaga w tworzeniu bardziej spójnych, celowych i skutecznych projektów, które przyczyniają się do długoterminowego rozwoju firmy. 

Podsumowanie

Umiejscowienie projektu w kontekście strategii, wizji i misji organizacji to klucz do osiągania sukcesów. Przy odpowiednim dopasowaniu, projekt staje się narzędziem realizacji założeń strategicznych, co przekłada się na trwały rozwój organizacji. 

Zrozumienie tych elementów pozwala lepiej zarządzać projektami, osiągając jednocześnie strategiczne cele organizacji.