W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie innowacje, zmiany i dostosowywanie się do nowych wyzwań są nieodłącznymi elementami sukcesu, umiejętne zarządzanie projektami staje się kluczowym narzędziem organizacji. Zarządzanie projektami to nie tylko sposób na skoordynowane osiąganie celów, ale także strategia pozwalająca efektywnie alokować zasoby, minimalizować ryzyko i utrzymywać wysoki poziom komunikacji wewnątrz zespołu oraz z interesariuszami.
1. Definicja i cechy projektu
Projekt jest tymczasowym przedsięwzięciem, który ma na celu stworzenie unikalnej usługi lub produktu, gdzie charakterystyka tymczasowości określa, że to przedsięwzięcie ma bardzo ściśle określony początek i koniec, zaś unikalność oznacza, że usługa lub produkt w zauważalny sposób jest inna niż bieżąca działalność lub wszystkie podobne usługi bądź produkty. Pojęcie projektu wymaga sprecyzowania głównych cech. Nalezą do nich: cel, niepowtarzalność, złożoność, określoność, zmienność, zaangażowanie zasobów ludzkich, ograniczoność czasowa.
Do podstawowych atrybutów projektu należy zaliczyć:
- zdefiniowanie w czasie,
- niepowtarzalność (jednorazowość),
- złożoność,
- celowość.
Każdy projekt musi mieć szczegółowo określone terminy. Muszą one dotyczyć nie tylko projektu jako całości, ale każdego zadania w nim wykonywanego. Służy temu plan projektu. Projektem nie można nazwać pojedynczego zadania lub też zestawu niepowiązanych zadań. Wszystkie zadania wykonywane w projekcie muszą przyczyniać się do realizacji celów. Zadanie realizowane w projekcie nie przyczyniające się do osiągnięcia celów, zmniejsza efektywność projektu.
Na osiągnięcie celów projektu ma wpływ wiele czynników, przy czym jako krytyczne czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami należy rozumieć "zasadnicze cechy projektu bądź zdarzenia, które mogą wystąpić i wpłynąć na osiągnięcie zamierzonych celów projektu".
Projekty często występują pod różnymi nazwami, np.: przedsięwzięcie, zmiana, inwestycja, restrukturyzacja, reorganizacja, wdrożenie, uzdrowienie sytuacji, wprowadzenie produktu na rynek.
Początkowo pojęcie projekt nie przyjęło się w polskich firmach, jednak w ostatnich latach można zauważyć coraz częstsze jego używanie.
2. Podstawowe parametry projektu
Istotą projektów określanych jako złożonych przedsięwzięć jest ich określoność. Dotyczy ona wielkości charakteryzujących projekt, inaczej mówiąc podstawowych parametrów projektu, czyli:
- Koszty realizacji;
- Czas realizacji;
- Zakres projektu.
Powyższe parametry projektu składają się na trójkąt zarządzania projektem.
Trójkąt zarządzania projektem wizualizuje problem "potrójnych ograniczeń" - potrzeba zrównoważenia zakresu, kosztów i czasu w celu utrzymania wysokiej jakości produktu końcowego. Każdy kierownik projektu, który poznał frustrację próby utrzymania produktywnego zespołu przy niewielkiej ilości czasu, niewystarczającym budżecie oraz niemożliwie dużym zakresie prac doświadczył trójkąta zarządzania projektami w praktyce.
Żaden pojedynczy parametr trójkąta projektu nie może zostać zmieniony bez ingerencji w pozostałe dwa parametry. Kierownik projektu odpowiada za to, aby zrównoważyć wszystkie trzy elementy, aby zachować swój projekt w ramach budżetu i terminu, nadal spełniając specyfikacje zakresu projektu.
Trójkąt pokazuje, w jaki sposób łączy się te trzy zmienne - jeśli jeden parametr zostanie zmieniony, pozostałe dwa muszą być dostosowane w celu utrzymania docelowej jakości projektu.
W celu utrzymania wszystkich trzech elementów, kierownik projektu musi mieć głębokie zrozumienie każdej zmiennej indywidualnie oraz wiedzieć, gdzie mają możliwość elastyczności, aby pomieścić zmiany w całym projekcie. A więc - co charakteryzuje parametry?
- Parametr kosztowy w najczęstszy sposób wyrażany jest w formie limitu nakładów i kosztów, który nie powinien być przekroczony. Limit ten również powinien dotyczyć głównych części składowych projektu.
- Czas wyrażany jako parametr projektu można rozumieć dwojako: wyznacza on okres, w którym dany projekt powinien być zrealizowany lub wyznacza kalendarzowe terminy realizacji projektu.
- Zakresem projektu określamy nic innego jak dokładnie to czego wymaga klient. Jego wymagania mają charakter priorytetowy, a ze względu na to, że całe przedsięwzięcie jest dofinansowane z jego budżetu to i on jest głównym interesariuszem projektu odnosząc z jego sukcesu największe korzyści. Jasne określenie wymagań przez klienta jest pomocne przede wszystkim wykonawcom projektu, ale także pomaga zleceniodawcy zrozumieć poszczególne etapy, które zachodzą przy jego realizacji. Zakres projektu to narzędzie, również pomocne przy sposobie podziału odpowiedzialności za projekt pomiędzy stroną wykonującą, a zlecającą oraz ścisłym określeniu prac wykonawcy i wielkości wkładu w dany projekt.
Przykładem codziennej czynności, która dobrze ilustruje istotę trójkąta ograniczeń w projekcie, jest gotowanie obiadu. W przypadku gotowania można zidentyfikować trzy główne elementy ograniczeń projektu:
Zakres: Obejmuje wszystkie składniki, potrawy do przygotowania, a także ewentualne dodatkowe elementy, takie jak dekoracje czy przygotowanie stolika. Jeśli nagle dowiesz się, że musisz gotować dla większej liczby osób lub pojawią się specjalne wymagania dietetyczne, zakres projektu (czyli to, co musisz przygotować) musi być dostosowany.
Czas: Określa czas, jaki masz do dyspozycji na przygotowanie posiłku. Jeśli nagle dowiesz się, że goście przyjdą wcześniej niż się spodziewałeś, musisz dostosować czas przygotowań, aby zakończyć gotowanie przed ich przybyciem.
Budżet: Obejmuje koszty zakupu składników, narzędzi kuchennych i ewentualnych dodatków. Jeśli nagle okaże się, że niektóre składniki są droższe, musisz dostosować swój budżet, aby utrzymać równowagę.
Zmiana jednego z tych elementów (na przykład krótszy czas na gotowanie) może wpłynąć na inne aspekty (większy nacisk na prostsze dania lub dostosowanie ilości potraw). To doskonały przykład trójkąta ograniczeń, gdzie każdy z tych trzech elementów (zakres, czas, budżet) jest wzajemnie powiązany, a zmiana jednego z nich wpływa na pozostałe.
3. Różnice pomiędzy projektem a programem i portfelem projektów
Zarządzanie programem polega na zarządzaniu grupą projektów, które są ze sobą skonsolidowane oraz powiązane. Połączone projekty stają się jednym dużym programem, który jest odrębnie zarządzany przez kierownika programu oraz zespół.
Zarządzanie portfelem projektów – obszarem działalności obejmujący synchronizację i priorytetyzację realizacji wielu jednocześnie realizowanych projektów w organizacji. Zarządzanie portfelem projektów ma na celu optymalne wykorzystanie dostępnych w firmie zasobów przy realizacji możliwie największej ilości celów strategicznych w możliwie najkrótszym czasie. Zarządzanie portfelem projektów jest jednym z elementów zarządzania strategicznego.
Poziom | Definicja wg IPMA |
Portfel | “to zbiór projektów i/lub programów, które nie muszą być ze sobą powiązane, zebranych w celu optymalizacji wydajności organizacji, osiągnięcia jej celów strategicznych, przy jednoczesnym redukowaniu ryzyka portfela”. |
Program | “tworzony jest po to, aby osiągnąć cel strategiczny. Program jest tymczasową strukturą współzależnych od siebie komponentów programu, zarządzanych w skoordynowany sposób, w celu umożliwienia dokonania zmian i dostarczenia korzyści”. |
Projekt | “Unikalne, tymczasowe, wielodyscyplinarne i zorganizowane przedsięwzięcie mające na celu dostarczenie uzgodnionych produktów w ramach uprzednio sprecyzowanych wymagań i ograniczeń”. |
Podsumowanie
Ważne jest, aby odróżnić z organizacji projekt oraz bieżącą działalność procesową i zadania. Zarządzanie projektem dotyczy każdej organizacji niezależnie od branży i sektora i jest dziś uznawana za jedną z najważniejszych kompetencji managerskich i zespołowych.
