W dynamicznym środowisku projektowym, skuteczne zarządzanie zakresem to klucz do osiągnięcia celów i satysfakcji interesariuszy. Przyjęcie sprawdzonego podejścia, takiego jak standard IPMA®, pomaga nie tylko w definiowaniu produktów cząstkowych czy struktury podziału pracy (WBS), ale także w kontrolowaniu konfiguracji zakresu na każdym etapie projektu.
W ramach projektów, zakres to nie tylko definicja produktów cząstkowych czy struktury podziału pracy (WBS). Obejmuje także procesy kontroli konfiguracji, co ułatwia ciągłe zarządzanie zakresem. Przy tym, nadzorowanie konfiguracji staje się kluczowe, szczególnie w projektach podatnych na niezamierzone zmiany granic zakresu.
W dynamicznym środowisku projektowym, zakres nie jest statyczny. Aby prace pozostawały zgodne ze strategią i celami organizacji, konieczne jest utrzymanie trwałości zakresu poprzez ciągłe monitorowanie, kontrolę i dostosowywanie do potrzeb kluczowych interesariuszy.
Podstawowym narzędziem w zarządzaniu zakresem jest Struktura Podziału Pracy (WBS). Hierarchiczny opis działań i zadań niezbędnych do realizacji projektu pozwala na skuteczne planowanie i kontrolowanie postępów. Liczba poziomów zależy od skomplikowania projektu i poziomu ryzyka, jednak zawsze skupia się na podziale na fazy, etapy i zadania.
W podręczniku PMI (PMBOK), WBS jest definiowane jako kluczowe narzędzie procesu myślowego, projektowania architektury, planowania oraz raportowania o stanie projektu. Dostarcza informacji interesariuszom, ułatwia raportowanie postępów projektu i stanowi podstawę do określania celów dla zespołu projektowego.
Tworzenie WBS to nie tylko proces, ale prawdziwa sztuka. Metoda kaskadowa (top-down) i burzy mózgów (brainstorming) pozwalają na elastyczne podejście w zależności od zrozumienia zakresu działań. Wybór metody zależy od specyfiki projektu, ale każdorazowo kluczowe jest dostosowanie do charakterystyki przedsięwzięcia.
Pakiet pracy to zbiorcze określenie dla zadania projektu, a także wszelkich informacji z nim związanych. W skład pakietu pracy wchodzą elementy takie jak nazwa zadania, harmonogram, daty kluczowe, szacunkowa wartość pracy, ryzyko, mierniki ukończenia, wskaźniki jakości i standardy. Kluczową kwestią jest kompleksowy opis, obejmujący zakres pracy, osobę odpowiedzialną, harmonogram, budżet, ryzyko, miary wykonania oraz metodę pomiaru.
W kontekście Scruma, pojęcie "Epic Story" nabiera szczególnego znaczenia. Jest to duża część pracy mająca jeden wspólny cel, taki jak funkcja, żądanie klienta czy wymaganie biznesowe. Epic Story pozwala na zwięzłe określenie ostatecznego rezultatu potrzeb użytkowników. Warto zaznaczyć, że Epic Story nie powinna zawierać wszystkich szczegółów pracy zespołu, te detale są definiowane w pojedynczych historyjkach użytkowników (user stories).
Podstawowy cykl życia epica w Scrumie obejmuje kilka kluczowych kroków. Product Owner definiuje user story, a zespół stwierdza, że jest zbyt duża na jedno sprintowanie. Następnie user story staje się epicą, skupiającą się na długofalowym celu. Tworzone są mniejsze user stories w ramach epiki, a cały proces obejmuje swój cykl życia. Epic uznaje się za wykonany, lub można go podzielić na bardziej konkretne user stories, dostosowując je do sprintów.
Epic Story to narzędzie nie tylko do planowania strategii długofalowej, ale także do radzenia sobie z sytuacjami, które nie mogą być dokładnie zdefiniowane na początku projektu. Może on być także używany jako sygnał, że dany obszar wymaga uwagi, a następnie może być rozbity na mniejsze, bardziej zdefiniowane epiki i historyjki użytkowników.
Podział projektu na mniejsze części to kluczowy krok w zapewnieniu skuteczności działań zespołu projektowego. Pozwala to skoncentrować się na konkretnych produktach, kontrolować jakość wykonania zadań oraz regularnie oceniać aktualność uzasadnienia biznesowego projektu.
Kroki "Zarządzania zakresem etapu"
Pierwszym etapem procesu jest raportowanie końca etapu. To tutaj zespół projektowy analizuje, czy wszystkie produkty zaplanowane dla danego etapu zostały wykonane zgodnie z kryteriami jakości. To również moment, w którym przygotowuje się do planowania kolejnego etapu.
Kolejnym istotnym krokiem jest planowanie kolejnego etapu. W tym miejscu określa się produkty, szacuje nakład pracy i koszty potrzebne do realizacji. Przegląd struktury organizacyjnej zespołu zarządzania projektem pomaga w optymalnym przydzieleniu zasobów.
Stałe uaktualnianie planu projektu to kluczowa praktyka. Pozwala to na optymalny wybór środków i metod działania, dostosowując się do zmieniających się warunków projektowych.
Uaktualnianie uzasadnienia biznesowego to kluczowy element napędzający projekty. Proces ten wymaga regularnej oceny, przynajmniej na zakończenie każdego etapu zarządczego, zapewniając, że projekt pozostaje zgodny z cele biznesowe.
W szczególnych przypadkach proces obejmuje opracowywanie planów naprawczych. To narzędzie ratunkowe, które pozwala efektywnie reagować na sytuacje kryzysowe lub nieprzewidziane trudności.
Cele procesu "Zarządzanie zakresem etapu"
Proces ten kończy się zapisem wszelkich informacji i doświadczeń zdobytych w trakcie realizacji projektu. Te cenne dane mogą wpływać na kolejne etapy projektu lub na całą organizację, stanowiąc cenny kapitał wiedzy.
Zarządzanie zakresem projektu to nie tylko teoria, ale praktyczne narzędzie skutecznego kierowania projektami. Wprowadzenie precyzyjnej struktury, zrozumienie kluczowych kryteriów podziału oraz elastyczność w podejściu do tworzenia stanowią podstawę dla sukcesu.
