Utrzymywanie wiarygodności Uzasadnienia Biznesowego w zarządzaniu projektami

Efektywne zarządzanie projektem zawsze wymaga solidnych fundamentów, a jednym z kluczowych elementów jest Uzasadnienie Biznesowe. To dokument, który opisuje powody podjęcia przedsięwzięcia oraz jego cele, koszty, korzyści i ryzyka. W niniejszym artykule omówimy, dlaczego utrzymanie ciągłości i wiarygodności uzasadnień biznesowych jest kluczowym aspektem zarządzania projektami.

1. Ocena ogólna i powody uruchomienia projektu:

Powody dla podjęcia projektu różnią się znacząco i są determinowane przez środowisko projektu. Ze względu na rodzaj projektu, można wyznaczyć rozmaite cele, początkowo dla sprawdzania jego atrakcyjności, a w dalszej kolejności, dla potwierdzenia, że produkty projektu są w stanie je osiągnąć. Pomiary osiągnięć różnią się w zależności od typu projektu:

− projekt obowiązkowy,

− projekt nie nastawiony na zysk,

− projekt zmieniający się,

− projekt typu klient/dostawca,

− projekt, w który włączone jest wiele organizacji (ang. multi-organization project).

Niektóre z nich mogą być mierzone na zasadzie "zwrotu z inwestycji", a inne (w szczególności projekty obowiązkowe i te nie nastawione na zysk) na podstawie innych, niefinansowych korzyści.

2. Procesy PRINCE2 w kontekście Uzasadnienia Biznesowego:

Metodyka PRINCE2 wyróżnia cztery kluczowe procesy związane z Uzasadnieniem Biznesowym:

1. Opracowanie Uzasadnienia Biznesowego na etapie przygotowania projektu,
2. Weryfikowanie Uzasadnienia Biznesowego przez Komitet Sterujący w kluczowych momentach decyzyjnych,
3. Utrzymywanie Uzasadnienia Biznesowego przez cały czas trwania projektu poprzez aktualizację kosztów i korzyści (wraz z prognozowanymi wartościami),
4. Potwierdzenie Uzasadnienia Biznesowego poprzez ocenę, czy zamierzone korzyści zostały osiągnięte (z reguły już po zakończeniu projektu).

To struktura, która pomaga utrzymać spójność dokumentu przez cały cykl życia projektu.

3. Elementy Uzasadnienia Biznesowego:

Zazwyczaj Uzasadnienie Biznesowe zawiera następujące elementy:

− ocena ogólna,

− przyczyny uruchomienia projektu,

− możliwe warianty realizacji produktu końcowego,

− oczekiwane korzyści i straty (ujęte w mierzalnych kategoriach),

− główne ryzyka,

− koszty (wyciąg z Planu Projektu) i terminy (podsumowanie Planu Projektu),

− ocena opłacalności inwestycji.

4. Rozmieszczenie ról i odpowiedzialności:

W każdym projekcie istnieje szereg ról, związanych z utrzymaniem wiarygodności Uzasadnienia Biznesowego. Przewodniczący Projektu, Kierownik Projektu, Główny Użytkownik, Główny Dostawca oraz Nadzór Projektu i Wsparcie Projektu pełnią kluczowe funkcje, aby zapewnić, że dokument ten jest aktualny i zgodny z założeniami projektu.

Podsumowanie:

Wiarygodność Uzasadnienia Biznesowego to kluczowy element udanego zarządzania projektem. Wprowadzając procesy opisane przez PRINCE2 i precyzyjnie określając role i odpowiedzialności, zespoły projektowe mogą skutecznie utrzymać ciągłość i aktualność tego kluczowego dokumentu. Utrzymywanie spójności w uzasadnieniach biznesowych pozwala organizacjom skutecznie dostosować się do zmieniającego się otoczenia projektu, a także skupić się na osiąganiu celów i korzyści biznesowych.