W świecie biznesu każde zarządzanie projektem zaczyna się od jednego kluczowego momentu – Zlecenia Przygotowania Projektu. To dokument, który stanowi impuls do rozpoczęcia procesu planowania i inicjowania projektu, a także decyduje o jego dalszym losie. Zlecenie to emanuje z decyzji decydenta na szczeblu kierownictwa organizacji lub programu, co nadaje mu strategiczne znaczenie dla całej instytucji.
Zlecenie Przygotowania Projektu jest kamieniem milowym, który inicjuje cały proces. To właśnie na jego podstawie Kierownik Projektu oraz zespół mają możliwość przygotowania fundamentalnego dokumentu - Założeń Projektu. To w nich zawarte są informacje kluczowe dla Komitetu Sterującego, który będzie musiał podjąć decyzję o tym, czy warto zainicjować projekt, czy też nie.
Dokument ten to nie tylko formalność, ale również źródło istotnych informacji. Zlecenie Przygotowania Projektu powinno zawierać precyzyjne powody podjęcia projektu.
To także dokumentacja w której znajdziemy informacje dotyczące zasadności biznesowej projektu, co stanowi kluczowe dla zrozumienia korzyści, jakie projekt przyniesie organizacji.
Dodatkowo, dokument ten może zawierać dane istotne dla przygotowania Założeń Projektu (Karty Projektu, Project Briefu). Są to informacje, które pomagają zrozumieć zakres i kontekst projektu, takie jak ograniczenia, ramy czasowe czy budżetowe. Kierownik Projektu jest zobowiązany do aktywnego poszukiwania przydatnych informacji, również spoza danego projektu – analiza raportów z innych projektów jest tutaj kluczowa.
Aby ułatwić i usystematyzować proces tworzenia Zlecenia Przygotowania Projektu, warto korzystać z odpowiednich szablonów. Dzięki nim można upewnić się, że wszystkie istotne elementy zostały uwzględnione, a proces inicjacji projektu przebiegnie sprawnie.
Szablon Zlecenia Przygotowania Projektu powinien zawierać:
Powody podjęcia projektu: Konkretne i uzasadnione motywy, dla których projekt jest niezbędny.
Zasadność biznesowa: Analiza ekonomiczna, finansowa i strategiczna uzasadniająca potrzebę projektu.
Ramy czasowe: Określenie planowanego czasu trwania projektu.
Budżet: Przewidywane koszty związane z projektem.
Korzystając z takiego szablonu, zespół odpowiedzialny za przygotowanie Zlecenia Przygotowania Projektu może skutecznie dostarczyć decydentom kompleksowe i szczegółowe informacje, ułatwiające podejmowanie decyzji.
Zlecenie Przygotowania Projektu to kluczowy dokument, który stawia cały proces przygotowania projektu na tory. Staranne przygotowanie tego dokumentu, zawierającego istotne informacje i odpowiednie analizy, stanowi solidną podstawę dla późniejszych etapów projektu.
Przykładowe Zlecenie Przygotowania Projektu znajdziesz tutaj. Pamiętaj, że w zależności od organizacji takie zlecenia bywają również przekazywane ustnie. Warto wtedy spisać pozyskane informacje i na tej bazie przygotowywać dalszą część projektu. Jest to ważne, aby pracować na bazie rzetelnych danych ze względu na czas i zasoby, które już na tym etapie wykorzystujemy na rzecz projektu.
