Metody, zasady i strategie efektywnego zarządzania czasem

Skuteczne zarządzanie czasem trwania działań w projekcie jest kluczowym elementem sukcesu. Proces szacowania czasu trwania zadań wymaga uwzględnienia wielu czynników, w tym oceny możliwości, planowania działań, dostępności zasobów oraz zarządzania ryzykiem. Poprawne oszacowanie czasu trwania poszczególnych czynności pozwala na ustalenie ram czasowych projektu, opracowanie harmonogramu oraz zapewnienie terminowego zakończenia przedsięwzięcia. W niniejszym artykule przedstawimy metody szacowania czasu trwania zadań oraz ogólne zasady szacowania w projekcie, a także omówimy często popełniane błędy i sposób ich unikania. 

1. Określenie nakładu pracy i czasu trwania działań 

W procesie szacowania czasu trwania zadań należy uwzględnić różne cele, takie jak ocena możliwości, wykonalności, opłacalności oraz planowanie działań i przydział zasobów. Szacowanie czasu trwania poszczególnych zadań umożliwia wyznaczenie ram czasowych całego projektu i opracowanie harmonogramu. Kluczowe jest także uwzględnienie zależności pomiędzy poszczególnymi czynnościami oraz dostępnością zasobów. 

Należy również uwzględnić ustalenie momentu rozpoczęcia i/lub zakończenia projektu oraz czasu jego trwania. Okazuje się, że wykonalność projektu zależy właśnie od tych określonych momentów rozpoczęcia i/lub zakończenia, a w związku z tym wszystkie inne parametry, włącznie z czasami trwania poszczególnych czynności, muszą być dostosowane, aby zapewnić terminowe zakończenie projektu za wszelką cenę. 

Sposoby szacowania czasu zazwyczaj opierają się na oszacowaniach czasów trwania poszczególnych zadań, które stanowią część zakresu projektu.  

Inne metody szacowania czasu trwania zadań obejmują: 

1. Opinie ekspertów: Polega na szacowaniu czasu trwania zadania poprzez oceny formułowane przez ekspertów. Jest stosowane głównie w przypadku problemów projektowych słabo ustrukturyzowanych, gdy brakuje danych w bazie dotyczących podobnych zadań. 
2. Szacowanie porównawcze: Polega na oszacowaniu czasu trwania zadania, uwzględniając rzeczywisty czas trwania podobnego zadania zrealizowanego w przeszłości. Im więcej danych zgromadzimy do porównań, tym dokładniejsze będzie nasze oszacowanie. 
3. Szacowanie parametryczne: Bazuje na wykorzystaniu wskaźników produktywności, które są określane na podstawie wielu podobnych zadań. Stosuje się je w przypadku problemów projektowych dobrze ustrukturyzowanych, które pozwalają na korzystanie z baz danych zapewniających wysoką dokładność oszacowań. 
4. Szacowanie trójpunktowe według wartości: Ta metoda opiera się na trzech rodzajach prognoz: 

• Optymistycznych, które zakładają, że wszystko pójdzie zgodnie z planem. 
• Pesymistycznych, które zakładają, że podczas realizacji zadania pojawią się liczne trudności. 
• Najbardziej prawdopodobnych, odzwierciedlających najbardziej realistyczne szacunki dotyczące czasu wykonania zadania. Przewidywana wartość trójpunktowa jest tą, która najczęściej pokrywa się z rzeczywistością. Wartości optymistyczna i pesymistyczna rzadziej są zgodne z rzeczywistością. Analizując wszystkie trzy prognozy, największy nacisk należy położyć na wartość oczekiwaną, która wymaga zastosowania poniższego wzoru. 

Ważne jest jednak, aby te dane były gruntownie przetworzone, ponieważ różnice między działaniami w różnych projektach mogą być istotne. 

Wartość prognozowana = (W.optymistyczna + W.pesymistyczna + 4 x W.prawdopodobna) / 6 

2. Szacowanie projektu 

Ogólne zasady szacowania w projekcie to: 

• Szacowanie jak najpóźniej (ALAP): Oznacza to, że oszacowania powinny być dokonywane możliwie najpóźniej, aby uwzględniać jak najwięcej informacji. 

• Wpływ poziomu wiedzy na dokładność oszacowań: Dokładność oszacowań jest zależna od poziomu wiedzy o projekcie i zakresie produktu, który może się zmieniać w miarę trwania projektu. 
• Ewolucja planu projektu: Ze względu na rzadkie możliwości opóźniania oszacowań, plan projektu musi być elastyczny i ewoluować wraz z postępem projektu. 
• Weryfikacja planu i oszacowań: Plan i oszacowania powinny być weryfikowane przynajmniej po zakończeniu każdej fazy projektu. 
• Dekompozycja projektu na mniejsze elementy: Pozwala to poprawić dokładność oszacowań, ponieważ mniejsze elementy można łatwiej i dokładniej oszacować. Dodatkowo, zmniejsza to wpływ błędów oszacowań poszczególnych elementów na oszacowanie całego projektu. 
• Uwzględnianie charakterystyki produktywności zespołu projektowego: Produktywność zespołu zależy od różnych czynników, takich jak kultura pracy, standardy, zaangażowanie kadry, dostępność zasobów i stosowane narzędzia. Te informacje należy gromadzić i aktualizować w bazie wiedzy. 
• Wielostronność oszacowań: Korzystanie z różnych podejść pozwala spojrzeć na projekt z różnych perspektyw, co pozwala lepiej zrozumieć go i w rezultacie lepiej oszacować. 
• Dokumentowanie założeń i ograniczeń: Wszystkie przyjęte założenia, uwzględnione ograniczenia i dane źródłowe powinny być odpowiednio udokumentowane. 
• Integracja oszacowań we wszystkich obszarach: Oszacowania powinny być spójne i zintegrowane we wszystkich obszarach projektu. 
• Ustawiczna weryfikacja i aktualizacja uzasadnienia biznesowego, ryzyka projektu, oszacowań i planu: Konieczne jest regularne sprawdzanie i aktualizacja uzasadnienia biznesowego, identyfikacja oraz zarządzanie ryzykiem projektu, oszacowania i planu w celu zachowania ich aktualności i adekwatności. 

 
Podejście do szacowania w projekcie może obejmować różnorodne metody i techniki, takie jak: 

1. Szacowanie przez osobę odpowiedzialną za wykonanie pakietu prac: Osoba odpowiedzialna za wykonanie konkretnego zadania może być najlepiej zorientowana w jego złożoności i czasie potrzebnym do jego ukończenia. 
2. Szacowanie przez eksperta: W przypadku złożonych lub specjalistycznych działań, korzystanie z opinii eksperta może być kluczowe dla dokładnego oszacowania czasu trwania. 
3. Wykorzystanie danych historycznych i bazy wiedzy: Analiza danych z poprzednich projektów oraz posiadana baza wiedzy mogą być cennym źródłem informacji do szacowania czasu trwania. 
4. Korzystanie z modeli, testów, wdrożeń pilotażowych, symulacji: Wykorzystanie różnych narzędzi i technik, takich jak modele matematyczne, testy, symulacje czy wdrożenia pilotażowe, może pomóc w prognozowaniu czasu potrzebnego na realizację zadań. 
5. Szacowanie przez kierownika projektu, uwzględniające różne podejścia i metody: Kierownik projektu, mając pełniejszy ogląd na całość projektu, może dokonywać szacowania czasu trwania zadań, uwzględniając różnorodne perspektywy i metody. 

3. Często popełniane błędy 

Typowe błędy w procesie szacowania projektu obejmują: 

• Nieprecyzyjnie zdefiniowany zakres prac. 
• "Myślenie życzeniowe", czyli zbyt optymistyczne podejście do czasu trwania zadań. 

• Niedoszacowanie ryzyka, czyli brak uwzględnienia możliwych przeszkód i komplikacji. 
• Wykorzystanie danych historycznych lub modeli nieadekwatnych do danej sytuacji. 
• Brak analizy różnych scenariuszy zdarzeń. 
• Brak weryfikacji i aktualizacji założeń przyjętych przy szacowaniu oraz samych oszacowań. 
• Dodawanie przez wykonawców i szczeble zarządzania własnych "marginesów bezpieczeństwa", co może prowadzić do nadmiernego zwiększenia czasu trwania zadań. 

4. Wykorzystanie Planning Poker 

W projektach zwinnych, popularną praktyką szacowania jest wykorzystanie narzędzia zwanego Planning Poker. Jest to metoda umożliwiająca zespołom Agile skuteczne ustalanie czasu trwania zadań poprzez wspólne planowanie i jednomyślną ocenę, często wykorzystującą cyfrową formę gry karcianej. Planning Poker integruje opinie ekspertów, różnice w perspektywach oraz analogie, co przyczynia się do szybkiej i wiarygodnej oceny czasu trwania zadań. 

Celem Planning Poker jest osiągnięcie jednolitej oceny badanego zjawiska przez całą grupę. Badania przeprowadzone przez K. Molokken-Ostvold i N.C. Haugen wykazały, że oceny uzyskane dzięki Planning Poker cechują się wyższym stopniem dokładności i większym realizmem w porównaniu z metodą dodawania pojedynczych ocen podobnych zadań. 

W sesji Planning Poker uczestniczą wszyscy interesariusze projektu, w tym analitycy, projektanci, programiści, testerzy, inżynierowie baz danych itp. Zazwyczaj liczba uczestników podczas jednej sesji nie przekracza 10 osób. W przypadku większych zespołów konieczny jest podział na dwie równe grupy, aby każdy mógł samodzielnie ocenić zadania. Właściciel produktu (product owner) również uczestniczy w sesji Planning Poker, jednak nie bierze udziału w ocenianiu zadań. 

Na początku sesji każdy uczestnik otrzymuje talię kart, na których widnieją duże liczby ułatwiające odczytanie. Nominały kart to: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 i 100. 

Podstawowe zasady Planning Poker to: 

• Mentor przedstawia opis zadania przed jego oceną. Zazwyczaj moderatorem jest produkt owner lub analityk, ale każdy może pełnić tę rolę. Następnie uczestnicy mogą zadawać pytania dotyczące zadania. 
• Po udzieleniu odpowiedzi na pytania, każdy uczestnik wybiera kartę z oceną, która według niego najlepiej odzwierciedla czas potrzebny na wykonanie zadania. Karty są odkładane na stół jednocześnie, aby każdy mógł zobaczyć wyniki. Warto wysłuchać opinii osób, które wystawiły najniższe i najwyższe oceny, ponieważ na tym etapie oceny mogą się znacznie różnić. 
• Grupa omawia temat i jego oceny przez kilka minut. Moderator może udzielić wskazówek odnośnie zadania, jeśli uważa je za wartościowe. Po dyskusji każdy uczestnik ponownie wybiera kartę z oceną, a karty są odkładane jednocześnie. 
• Zazwyczaj uczestnicy zgadzają się co do ocen w drugiej rundzie. Jednakże, jeśli oceny wciąż znacząco się różnią, kontynuowana jest dyskusja nad zadaniem. Praktyka pokazuje, że jedno rozdanie nie trwa dłużej niż trzy rundy. Nie wymaga się jednomyślności co do konkretnych wartości liczbowych na kartach, a jedynie względnego porozumienia między uczestnikami co do podobieństwa ocen. 

Podsumowanie 

Efektywne zarządzanie czasem trwania działań w projekcie stanowi kluczowy element realizacji celów biznesowych. Poprzez zastosowanie odpowiednich metod szacowania, takich jak opinie ekspertów, szacowanie porównawcze czy szacowanie trójpunktowe według wartości oraz przestrzeganie ogólnych zasad szacowania, można minimalizować ryzyko opóźnień i nieprzewidzianych komplikacji. Dodatkowo, narzędzia takie jak Planning Poker stają się coraz bardziej popularne w projektach zwinnych, umożliwiając zespołom Agile skuteczne ustalanie czasu trwania zadań poprzez wspólne planowanie i jednomyślną ocenę. Wartościowe jest również ciągłe weryfikowanie i aktualizowanie oszacowań oraz planu projektu, aby zapewnić ich adekwatność i zgodność z rzeczywistością. Ostatecznie, świadomość typowych błędów popełnianych w procesie szacowania oraz skuteczne strategie ich unikania stanowią kluczowy element sukcesu w zarządzaniu projektem.