Artykuł omawia zarządzanie czasem w projekcie, zwracając uwagę na cel harmonogramowania, który polega na efektywnym określeniu czasu wykonania zadań w celu osiągnięcia efektywności przedsięwzięcia.
Zadania muszą być analizowane, umieszczone w odpowiednich terminach, oszacowane pod względem czasu wykonania, przedstawione graficznie w harmonogramie oraz przypisane odpowiednim osobom lub zespołom w optymalnej kolejności. W efektywnym zarządzaniu ważne jest również uwzględnienie monitorowania zmian i odchyleń, które mogą wymagać dostosowania harmonogramu z powodu czynników takich jak zmiany w produktach, ograniczona dostępność zasobów lub opóźnienia w dostawach. W przypadku planowania iteracyjnego, harmonogram może być podzielony na określone iteracje, gdzie każda ma swoje określone czynności. Bufory czasowe mogą być również dodane do harmonogramu w przypadku wątpliwości co do czasu pracy potrzebnego na wykonanie konkretnego zadania.
Planowanie projektu jest próbą aktywnego kształtowania przyszłości, mając świadomość, że nie da się jej w pełni przewidzieć. Jest to proces kreowania wydarzeń, który wymaga elastyczności i dynamizmu, zamiast jedynie biernego zapisu idealistycznych scenariuszy i listy zadań.
Podejście do planowania jest determinowane przez środowisko projektu i kulturę organizacyjną. Istnieją organizacje skoncentrowane na działaniach, które charakteryzują się pośpiesznym rozpoczynaniem projektów, ograniczonymi procedurami planowania oraz postawą reaktywną.
Z kolei organizacje skoncentrowane na planowaniu i kontroli stosują sformalizowane, rozbudowane procedury inicjowania projektów, korzystają z zaawansowanych narzędzi planowania i kontroli, oraz podejmują proaktywne działania, uwzględniając zarówno produkty techniczne, jak i zarządcze.
Charakter planu projektu jest także uzależniony od stopnia niepewności. W przypadku projektów obarczonych niewielką niepewnością, takich jak "typowe" projekty budowlane, zaleca się szczegółowe planowanie. Natomiast w projektach z dużym stopniem niepewności, na przykład innowacyjnych, gdzie brakuje danych i znana kolejność zdarzeń, zaleca się planowanie stopniowe, adaptacyjne.
Plan rozwija się stopniowo wraz z definiowaniem potrzeb, formułowaniem wymagań, prognozowaniem przyszłości oraz analizą dostępności zasobów i postępem prac. Wybór projektu opiera się na wstępnych planach.
Po ustanowieniu projektu, tworzony jest plan ogólny projektu oraz szczegółowy plan inicjacji etapu.
Po zakończeniu etapu, plan ogólny projektu jest aktualizowany, a szczegółowy plan następnego etapu jest zatwierdzany. W przypadku prognozowania lub faktycznego przekroczenia tolerancji zdefiniowanych dla projektu (etapu, pakietu prac), tworzone są plany naprawcze.
Dodatkowo, analiza ryzyka projektu i przyjęta strategia zarządzania ryzykiem mogą wymagać stworzenia planów rezerwowych (awaryjnych).
Poziom szczegółowości planowania powinien zapewniać:
Plan projektu jest kompleksowym dokumentem, który pełni rolę przewodnika zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i podczas jego kontroli. Oznacza to, że plan projektu jest formalnym oraz zatwierdzonym narzędziem, które służy do zarządzania i nadzorowania postępów w projekcie. Istnieje istotna różnica pomiędzy podstawą do oceny wykonania projektu a jego planem. Podstawa ta pozostaje niezmienna, podczas gdy plan ulega nieustannym modyfikacjom, ponieważ kierownicy projektu stopniowo precyzują ogólne informacje do postaci szczegółowych planów przez cały cykl życia projektu.
Plan projektu odpowiada na podstawowe pytania dotyczące projektu:
Planowanie projektu, aby spełniać normy branżowe, takie jak PMBOK lub PRINCE2, musi uwzględniać sposób wykonania, zarządzania oraz kontroli projektu. Jednakże, te informacje oraz odpowiedzi na kluczowe pytania są zazwyczaj zbyt ogólne i wymagają uściślenia oraz zrozumienia zależności między nimi. Planowanie polega na szczegółowym zaplanowaniu wykonywanych czynności, alokacji zasobów, określeniu sposobów przepływu niezbędnych informacji oraz metodach kontrolowania. Wartościowym celem planu projektu jest przygotowanie właściwego sposobu postępowania, co zależy w dużej mierze od pełnej i niezakłóconej komunikacji pomiędzy wszystkimi stronami zainteresowanymi realizacją projektu.
Podstawowe zadania wykonywane w etapie planowania obejmują identyfikację zadań, porządkowanie ich, określanie wpływu projektu na otoczenie, oszacowanie niezbędnych zasobów, uściślenie hierarchii zespołu projektowego, określenie kompetencji, tworzenie procedur kontroli oraz formułowanie ogólnych zasad. Realizując te kroki, zespół projektowy zdobywa wszystkie niezbędne informacje do opracowania szczegółowego planu projektu.
Plan projektu powinien zawierać następujące informacje:
Planowanie projektu polega na ustaleniu działań koniecznych do jego realizacji. Oto główne zasady i podejścia:
Charakter planu zależy również od stopnia niepewności projektu. Projekty o niewielkiej niepewności powinny być planowane szczegółowo, podczas gdy te obarczone dużą niepewnością powinny być planowane stopniowo poprzez podejście krok po kroku.
Artykuł koncentruje się na istocie zarządzania czasem w projekcie poprzez efektywne harmonogramowanie działań. Kluczowe elementy harmonogramowania obejmują analizę zadań, ich terminowe umiejscowienie oraz monitorowanie zmian. Planowanie projektu wymaga elastyczności i uwzględnienia różnych czynników, takich jak środowisko projektu i stopień niepewności. Kluczowymi zadaniami w planowaniu są identyfikacja zadań, zapotrzebowanie na zasoby oraz formułowanie ogólnych zasad. Plan projektu jest kluczowym narzędziem zarządzania i kontrolowania postępów w projekcie, spełniającym wymogi norm branżowych.
