Efektywne zarządzanie czasem w projekcie - metody i techniki planowania kluczowych działań realizacyjnych

Artykuł omawia zarządzanie czasem w projekcie, zwracając uwagę na cel harmonogramowania, który polega na efektywnym określeniu czasu wykonania zadań w celu osiągnięcia efektywności przedsięwzięcia.

1. Analiza, harmonogram i monitorowanie - Efektywne techniki organizacji

 Zadania muszą być analizowane, umieszczone w odpowiednich terminach, oszacowane pod względem czasu wykonania, przedstawione graficznie w harmonogramie oraz przypisane odpowiednim osobom lub zespołom w optymalnej kolejności. W efektywnym zarządzaniu ważne jest również uwzględnienie monitorowania zmian i odchyleń, które mogą wymagać dostosowania harmonogramu z powodu czynników takich jak zmiany w produktach, ograniczona dostępność zasobów lub opóźnienia w dostawach. W przypadku planowania iteracyjnego, harmonogram może być podzielony na określone iteracje, gdzie każda ma swoje określone czynności. Bufory czasowe mogą być również dodane do harmonogramu w przypadku wątpliwości co do czasu pracy potrzebnego na wykonanie konkretnego zadania. 

2. Planowanie działań koniecznych do zrealizowania projektu 

Planowanie projektu jest próbą aktywnego kształtowania przyszłości, mając świadomość, że nie da się jej w pełni przewidzieć. Jest to proces kreowania wydarzeń, który wymaga elastyczności i dynamizmu, zamiast jedynie biernego zapisu idealistycznych scenariuszy i listy zadań. 

Podejście do planowania jest determinowane przez środowisko projektu i kulturę organizacyjną. Istnieją organizacje skoncentrowane na działaniach, które charakteryzują się pośpiesznym rozpoczynaniem projektów, ograniczonymi procedurami planowania oraz postawą reaktywną.

Z kolei organizacje skoncentrowane na planowaniu i kontroli stosują sformalizowane, rozbudowane procedury inicjowania projektów, korzystają z zaawansowanych narzędzi planowania i kontroli, oraz podejmują proaktywne działania, uwzględniając zarówno produkty techniczne, jak i zarządcze. 

3. Rola stopnia niepewności w kształtowaniu planów projektów

Charakter planu projektu jest także uzależniony od stopnia niepewności. W przypadku projektów obarczonych niewielką niepewnością, takich jak "typowe" projekty budowlane, zaleca się szczegółowe planowanie. Natomiast w projektach z dużym stopniem niepewności, na przykład innowacyjnych, gdzie brakuje danych i znana kolejność zdarzeń, zaleca się planowanie stopniowe, adaptacyjne.

Plan rozwija się stopniowo wraz z definiowaniem potrzeb, formułowaniem wymagań, prognozowaniem przyszłości oraz analizą dostępności zasobów i postępem prac. Wybór projektu opiera się na wstępnych planach.

Po ustanowieniu projektu, tworzony jest plan ogólny projektu oraz szczegółowy plan inicjacji etapu.

Po zakończeniu etapu, plan ogólny projektu jest aktualizowany, a szczegółowy plan następnego etapu jest zatwierdzany. W przypadku prognozowania lub faktycznego przekroczenia tolerancji zdefiniowanych dla projektu (etapu, pakietu prac), tworzone są plany naprawcze.

Dodatkowo, analiza ryzyka projektu i przyjęta strategia zarządzania ryzykiem mogą wymagać stworzenia planów rezerwowych (awaryjnych). 

Poziom szczegółowości planowania powinien zapewniać: 

• Jednoznaczne zdefiniowanie pracy do wykonania poprzez dekompozycję zakresu projektu na pakiety prac. 
• Dokładne oszacowania czasu i kosztów dla każdego pakietu prac. 
• Skuteczne monitorowanie postępu prac, umożliwiające częstą i obiektywną weryfikację ich stanu. 
• Utrzymywanie ekonomicznej relacji pomiędzy nakładami związanymi z planowaniem i kontrolą na określonym poziomie szczegółowości, a korzyściami wynikającymi z lepszych oszacowań i pełniejszej kontroli. 

4. Rola planu projektu 

Plan projektu jest kompleksowym dokumentem, który pełni rolę przewodnika zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i podczas jego kontroli. Oznacza to, że plan projektu jest formalnym oraz zatwierdzonym narzędziem, które służy do zarządzania i nadzorowania postępów w projekcie. Istnieje istotna różnica pomiędzy podstawą do oceny wykonania projektu a jego planem. Podstawa ta pozostaje niezmienna, podczas gdy plan ulega nieustannym modyfikacjom, ponieważ kierownicy projektu stopniowo precyzują ogólne informacje do postaci szczegółowych planów przez cały cykl życia projektu. 

Plan projektu odpowiada na podstawowe pytania dotyczące projektu: 

• Czemu? - Określa istotę problemu, cele projektu oraz oczekiwane rezultaty po jego zrealizowaniu, a także uzasadnia, dlaczego projekt jest sponsorowany. 
• Co? - Określa zakres projektu, czyli co dokładnie ma zostać wykonane, jakie będą główne produkty lub rezultaty projektu. 
• Kto? - Wskazuje, kto będzie zaangażowany w projekt, jakie będą ich role i obowiązki, oraz jak będą zorganizowane struktury zespołu projektowego. 
• Kiedy? - Określa harmonogram projektu, w tym kluczowe etapy i terminy (np. kamienie milowe), które są istotne dla jego realizacji. 

5. Kategorie metod zarządzania czasem

Planowanie projektu, aby spełniać normy branżowe, takie jak PMBOK lub PRINCE2, musi uwzględniać sposób wykonania, zarządzania oraz kontroli projektu. Jednakże, te informacje oraz odpowiedzi na kluczowe pytania są zazwyczaj zbyt ogólne i wymagają uściślenia oraz zrozumienia zależności między nimi. Planowanie polega na szczegółowym zaplanowaniu wykonywanych czynności, alokacji zasobów, określeniu sposobów przepływu niezbędnych informacji oraz metodach kontrolowania. Wartościowym celem planu projektu jest przygotowanie właściwego sposobu postępowania, co zależy w dużej mierze od pełnej i niezakłóconej komunikacji pomiędzy wszystkimi stronami zainteresowanymi realizacją projektu. 

Podstawowe zadania wykonywane w etapie planowania obejmują identyfikację zadań, porządkowanie ich, określanie wpływu projektu na otoczenie, oszacowanie niezbędnych zasobów, uściślenie hierarchii zespołu projektowego, określenie kompetencji, tworzenie procedur kontroli oraz formułowanie ogólnych zasad. Realizując te kroki, zespół projektowy zdobywa wszystkie niezbędne informacje do opracowania szczegółowego planu projektu. 

Plan projektu powinien zawierać następujące informacje: 

• Cel projektu oraz poszczególne zadania: Cel projektu może być ogólnie sformułowany, jednakże jego dekompozycja na szczegółowe cele umożliwia określenie niezbędnych do wykonania czynności. Opracowanie każdego zadania powinno również zawierać miarę skuteczności. 
• Ocena istniejącej sytuacji: Określenie powodów, dla których cele i zadania projektu powinny być zrealizowane, oraz stworzenie rejestru dostępnych zasobów i aktualnych zagrożeń dla przebiegu projektu. 
• Zapotrzebowanie na zasoby: Określenie narzędzi, pracy specjalistów i środków finansowych niezbędnych do realizacji celów projektowych. 
• Program działań: Wykaz działań koniecznych do wykonania w ramach projektu. 
• Priorytety zadań: Ustalenie kolejności realizacji poszczególnych czynności. 
• Wykaz osób wykonujących zadania: Przypisanie odpowiedzialności za konkretne zadania poszczególnym osobom. 
• Harmonogram prac: Określenie kolejności i terminów rozpoczęcia oraz zakończenia czynności, uwzględniając możliwość realizacji niektórych zadań równolegle. Planowanie w aplikacjach takich jak GanttProject lub Microsoft Project umożliwia skuteczne zarządzanie harmonogramem. 
• Wykaz mechanizmów kontroli: Określenie miar celów oraz mechanizmów kontroli, które umożliwiają pomiar poziomu realizacji projektu oraz kontrolę i sterowanie zadaniami. 
• Informacje o ewentualnych rozwiązaniach wariantowych: Propozycje postępowań w przypadku zmian przewidywanych w warunkach działalności organizacji. 
• Założenia: Informacje, które stanowią podstawę do opracowania planu i umożliwiają uznanie go za właściwy. 

6. Najważniejsze zasady 

Planowanie projektu polega na ustaleniu działań koniecznych do jego realizacji. Oto główne zasady i podejścia: 

• Nie można przewidzieć przyszłości, ale można wpływać na jej kształt. Planowanie to proces kształtowania przyszłych wydarzeń, a nie tylko bierny zapis idealizowanych scenariuszy. 
• Plan projektu to nasza odpowiedź na zmieniającą się rzeczywistość i powinien być elastyczny oraz dynamiczny. 
• Sposób planowania zależy od środowiska projektu i kultury organizacyjnej, które mogą być zorientowane na działania lub planowanie i kontrolę. 

Charakter planu zależy również od stopnia niepewności projektu. Projekty o niewielkiej niepewności powinny być planowane szczegółowo, podczas gdy te obarczone dużą niepewnością powinny być planowane stopniowo poprzez podejście krok po kroku. 

Podsumowanie: 

Artykuł koncentruje się na istocie zarządzania czasem w projekcie poprzez efektywne harmonogramowanie działań. Kluczowe elementy harmonogramowania obejmują analizę zadań, ich terminowe umiejscowienie oraz monitorowanie zmian. Planowanie projektu wymaga elastyczności i uwzględnienia różnych czynników, takich jak środowisko projektu i stopień niepewności. Kluczowymi zadaniami w planowaniu są identyfikacja zadań, zapotrzebowanie na zasoby oraz formułowanie ogólnych zasad. Plan projektu jest kluczowym narzędziem zarządzania i kontrolowania postępów w projekcie, spełniającym wymogi norm branżowych.