Zarządzanie korzyściami programu: Klucz do skutecznej realizacji celów organizacji
Zarządzanie korzyściami programu (ang. Program Benefits Management) jest kluczowym elementem skutecznego prowadzenia programów w organizacjach. Polega na planowaniu, tworzeniu, dostarczaniu i utrzymywaniu korzyści, które wynikają z realizacji programu. Przejrzystość w definiowaniu oczekiwanych rezultatów, skoncentrowanie na interesariuszach oraz odpowiednia struktura zarządzania są niezbędnymi warunkami, by zapewnić, że program przyniesie realne, długoterminowe korzyści. W artykule omówimy główne fazy zarządzania korzyściami, od ich identyfikacji po utrzymanie, aby zrozumieć, jak efektywnie przeprowadzić program i zapewnić jego wartość dla organizacji.
1. Identyfikacja korzyści
Pierwszym krokiem w zarządzaniu korzyściami programu jest ich dokładna identyfikacja. W tym etapie analizuje się strategię organizacji oraz czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, aby ustalić, jakie korzyści interesariusze programu chcą uzyskać. To właśnie interesariusze, czyli osoby i grupy, na których wpływ ma program, stanowią punkt odniesienia w definiowaniu oczekiwanych wyników.
Identyfikacja korzyści opiera się na dwóch kluczowych dokumentach: uzasadnieniu biznesowym (Business Case) oraz rejestrze korzyści (Benefits Register). Business Case przedstawia formalne uzasadnienie dla realizacji programu, określając wartość, jaką przyniesie organizacji. Jest on niezbędny do uzyskania zgody na wdrożenie programu i alokację zasobów. Rejestr korzyści to narzędzie monitorowania, w którym gromadzone są wszystkie informacje dotyczące spodziewanych korzyści.
2. Planowanie i analiza korzyści
Kolejnym krokiem jest planowanie oraz analiza korzyści. Na tym etapie tworzy się Benefits Realization Plan – plan realizacji korzyści, który precyzuje, jak i kiedy zostaną osiągnięte określone korzyści. Kluczowym aspektem planowania jest ustanowienie punktu odniesienia w postaci wyjściowego planu wyników, który posłuży do porównywania rzeczywistych rezultatów programu.
Ważnym elementem tej fazy jest również określenie, jak korzyści zostaną przekazane z poziomu programu na poziom operacyjny organizacji. Program musi być odpowiednio przygotowany na to, aby organizacja była w stanie utrzymać i czerpać korzyści po jego zakończeniu. W procesie planowania rozwija się także architekturę programu, która opisuje powiązania między komponentami programu a oczekiwanymi rezultatami, tworząc tym samym logiczną strukturę jego realizacji.
3. Dostarczanie korzyści
Faza dostarczania korzyści koncentruje się na faktycznej realizacji planu. Kierownik programu, w oparciu o Benefits Realization Plan, monitoruje działania i upewnia się, że poszczególne komponenty programu są realizowane zgodnie z planem. Złożoność realizacji polega na odpowiednim zarządzaniu powiązaniami między komponentami programu oraz koordynowaniu ich wdrażania w określonej kolejności. Jest to istotne, ponieważ dostarczenie oczekiwanych korzyści wymaga, aby wszystkie elementy były ze sobą skoordynowane i realizowane we właściwym czasie.
4. Przeniesienie korzyści
Jednym z kluczowych wyzwań zarządzania korzyściami programu jest ich przeniesienie na poziom operacyjny. Oznacza to, że organizacja musi być przygotowana na skuteczne wykorzystanie wypracowanych korzyści po zakończeniu programu. W tej fazie kierownik programu musi dopilnować, by organizacja była w stanie utrzymać wypracowane wartości oraz wdrożyć niezbędne procedury, które umożliwią ich długoterminowe wykorzystanie.
5. Utrzymanie korzyści
Ostatnią fazą zarządzania korzyściami jest ich utrzymanie, które często wykracza poza czas trwania programu. Gdy program zostaje zakończony, organizacja musi być przygotowana na kontynuowanie działań, które pozwolą na dalsze czerpanie korzyści. Oznacza to konieczność wprowadzenia odpowiednich procedur operacyjnych, wyznaczenia osób odpowiedzialnych za podtrzymanie wartości programu oraz zapewnienia, że uzyskane korzyści przyniosą trwałe rezultaty.
Podsumowanie
Zarządzanie korzyściami programu jest procesem złożonym, ale niezbędnym dla zapewnienia, że program przyniesie rzeczywistą wartość dla organizacji i jej interesariuszy. Kluczowe etapy tego procesu – identyfikacja, planowanie, dostarczanie, przeniesienie oraz utrzymanie korzyści – wymagają odpowiedniego zaangażowania, koordynacji i monitorowania. Skuteczne zarządzanie tymi elementami pozwala na maksymalizację efektów programu oraz ich trwałe wykorzystanie, co przekłada się na długofalowy sukces organizacji.
Szkoła Project Managerów - Szkoła.PM jest marką firmy APAULY GROUP Sp. z o.o.
Kontakt
APAULY GROUP Sp. z o.o. Dworcowa 43, 44-100 Gliwice tel.: +48 32 726 11 34 email: office@apauly.pl
Sąd Rejonowy w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Numer KRS: 0000600616 NIP: 631 266 09 27 Regon: 363679810
Wysokość kapitału zakładowego: 112 000,00 zł
Nr rachunku bankowego: 13 1950 0001 2006 0036 3719 0002
Standardy jakości
Firma działa w Bazie Usług Rozwojowych (audyt Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości)
Firma jest jedyną niepubliczną jednostką kształcenia zawodowego project managerów (wpis do rejestru niepublicznych placówek kształcenia ustawicznego – Prezydent Miasta Gliwice).
Wszyscy trenerzy posiadają zdany egzamin IPMA na poziomie D, C lub B.
Dwóch trenerów posiada kwalifikacje Autoryzowanych Trenerów IPMA Polska.
Firma jest członkiem Polskiej Izby Firm szkoleniowych i działa w oparciu o Standard Usługi Szkoleniowo-Rozwojowej SUS 2.0 corocznie certyfikowany przez zewnętrzną jednostkę certyfikującą (Dekra Certification).
Ta strona korzysta z ciasteczek, aby zapewnić Ci najlepszą możliwą obsługę. Informacje o ciasteczkach są przechowywane w przeglądarce i wykonują funkcje takie jak rozpoznawanie Cię po powrocie na naszą stronę internetową i pomaganie naszemu zespołowi w zrozumieniu, które sekcje witryny są dla Ciebie najbardziej interesujące i przydatne.
Ściśle niezbędne ciasteczka
Niezbędne ciasteczka powinny być zawsze włączone, abyśmy mogli zapisać twoje preferencje dotyczące ustawień ciasteczek.
Jeśli wyłączysz to ciasteczko, nie będziemy mogli zapisać twoich preferencji. Oznacza to, że za każdym razem, gdy odwiedzasz tę stronę, musisz ponownie włączyć lub wyłączyć ciasteczka.