Zarządzanie korzyściami programu: Klucz do skutecznej realizacji celów organizacji

Zarządzanie korzyściami programu (ang. Program Benefits Management) jest kluczowym elementem skutecznego prowadzenia programów w organizacjach. Polega na planowaniu, tworzeniu, dostarczaniu i utrzymywaniu korzyści, które wynikają z realizacji programu. Przejrzystość w definiowaniu oczekiwanych rezultatów, skoncentrowanie na interesariuszach oraz odpowiednia struktura zarządzania są niezbędnymi warunkami, by zapewnić, że program przyniesie realne, długoterminowe korzyści. W artykule omówimy główne fazy zarządzania korzyściami, od ich identyfikacji po utrzymanie, aby zrozumieć, jak efektywnie przeprowadzić program i zapewnić jego wartość dla organizacji. 

1. Identyfikacja korzyści 

Pierwszym krokiem w zarządzaniu korzyściami programu jest ich dokładna identyfikacja. W tym etapie analizuje się strategię organizacji oraz czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, aby ustalić, jakie korzyści interesariusze programu chcą uzyskać. To właśnie interesariusze, czyli osoby i grupy, na których wpływ ma program, stanowią punkt odniesienia w definiowaniu oczekiwanych wyników. 

Identyfikacja korzyści opiera się na dwóch kluczowych dokumentach: uzasadnieniu biznesowym (Business Case) oraz rejestrze korzyści (Benefits Register). Business Case przedstawia formalne uzasadnienie dla realizacji programu, określając wartość, jaką przyniesie organizacji. Jest on niezbędny do uzyskania zgody na wdrożenie programu i alokację zasobów. Rejestr korzyści to narzędzie monitorowania, w którym gromadzone są wszystkie informacje dotyczące spodziewanych korzyści. 

2. Planowanie i analiza korzyści 

Kolejnym krokiem jest planowanie oraz analiza korzyści. Na tym etapie tworzy się Benefits Realization Plan – plan realizacji korzyści, który precyzuje, jak i kiedy zostaną osiągnięte określone korzyści. Kluczowym aspektem planowania jest ustanowienie punktu odniesienia w postaci wyjściowego planu wyników, który posłuży do porównywania rzeczywistych rezultatów programu. 

Ważnym elementem tej fazy jest również określenie, jak korzyści zostaną przekazane z poziomu programu na poziom operacyjny organizacji. Program musi być odpowiednio przygotowany na to, aby organizacja była w stanie utrzymać i czerpać korzyści po jego zakończeniu. W procesie planowania rozwija się także architekturę programu, która opisuje powiązania między komponentami programu a oczekiwanymi rezultatami, tworząc tym samym logiczną strukturę jego realizacji. 

3. Dostarczanie korzyści 

Faza dostarczania korzyści koncentruje się na faktycznej realizacji planu. Kierownik programu, w oparciu o Benefits Realization Plan, monitoruje działania i upewnia się, że poszczególne komponenty programu są realizowane zgodnie z planem. Złożoność realizacji polega na odpowiednim zarządzaniu powiązaniami między komponentami programu oraz koordynowaniu ich wdrażania w określonej kolejności. Jest to istotne, ponieważ dostarczenie oczekiwanych korzyści wymaga, aby wszystkie elementy były ze sobą skoordynowane i realizowane we właściwym czasie. 

4. Przeniesienie korzyści 

Jednym z kluczowych wyzwań zarządzania korzyściami programu jest ich przeniesienie na poziom operacyjny. Oznacza to, że organizacja musi być przygotowana na skuteczne wykorzystanie wypracowanych korzyści po zakończeniu programu. W tej fazie kierownik programu musi dopilnować, by organizacja była w stanie utrzymać wypracowane wartości oraz wdrożyć niezbędne procedury, które umożliwią ich długoterminowe wykorzystanie. 

5. Utrzymanie korzyści 

Ostatnią fazą zarządzania korzyściami jest ich utrzymanie, które często wykracza poza czas trwania programu. Gdy program zostaje zakończony, organizacja musi być przygotowana na kontynuowanie działań, które pozwolą na dalsze czerpanie korzyści. Oznacza to konieczność wprowadzenia odpowiednich procedur operacyjnych, wyznaczenia osób odpowiedzialnych za podtrzymanie wartości programu oraz zapewnienia, że uzyskane korzyści przyniosą trwałe rezultaty. 

Podsumowanie 

Zarządzanie korzyściami programu jest procesem złożonym, ale niezbędnym dla zapewnienia, że program przyniesie rzeczywistą wartość dla organizacji i jej interesariuszy. Kluczowe etapy tego procesu – identyfikacja, planowanie, dostarczanie, przeniesienie oraz utrzymanie korzyści – wymagają odpowiedniego zaangażowania, koordynacji i monitorowania. Skuteczne zarządzanie tymi elementami pozwala na maksymalizację efektów programu oraz ich trwałe wykorzystanie, co przekłada się na długofalowy sukces organizacji. 

 

Przeczytaj również:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Szkoła Project Managerów - Szkoła.PM jest marką firmy APAULY GROUP Sp. z o.o.

Kontakt

APAULY GROUP Sp. z o.o.
Dworcowa 43, 44-100 Gliwice
tel.: +48 32 726 11 34
email: office@apauly.pl

Sąd Rejonowy w Gliwicach,
X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
Numer KRS: 0000600616
NIP: 631 266 09 27
Regon: 363679810

Wysokość kapitału zakładowego: 112 000,00 zł

Nr rachunku bankowego:
13 1950 0001 2006 0036 3719 0002

Standardy jakości


Firma działa w Bazie Usług Rozwojowych (audyt Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości)

Firma jest jedyną niepubliczną jednostką kształcenia zawodowego project managerów (wpis do rejestru niepublicznych placówek kształcenia ustawicznego – Prezydent Miasta Gliwice).

Wszyscy trenerzy posiadają zdany egzamin IPMA na poziomie D, C lub B.

Dwóch trenerów posiada kwalifikacje Autoryzowanych Trenerów IPMA Polska.
Firma jest członkiem Polskiej Izby Firm szkoleniowych i działa w oparciu o Standard Usługi Szkoleniowo-Rozwojowej SUS 2.0 corocznie certyfikowany przez zewnętrzną jednostkę certyfikującą (Dekra Certification).
Polityka prywatności Regulamin usług rozwojowych

Zapisz się do newslettera!