Planowanie i kontrola to fundamenty efektywnego zarządzania projektami. Kompetencja ta integruje wszelkie dostępne informacje i umożliwia przygotowanie do podejmowania kluczowych decyzji, prowadząc projekt od początkowej koncepcji do pomyślnego zakończenia. Kluczowe procesy związane z planowaniem i kontrolą można opisać w cyklicznym schemacie: planowanie, realizacja, monitorowanie, korekta planu lub realizacji.
Z punktu widzenia zarządzania projektem, największy nacisk kładzie się na planowanie i monitorowanie. Etapy te obejmują pozyskiwanie informacji, wybór odpowiedniej struktury organizacyjnej i zespołów oraz podejmowanie odpowiednich decyzji dotyczących zarządzania projektem. Kluczowe jest określenie, jak zaplanować nakłady na zarządzanie projektem oraz wybranie stylu zarządzania, który obejmuje decyzje o delegowaniu zadań.
Wszystkie te informacje powinny być zawarte w przynajmniej jednym dokumencie decyzyjnym, takim jak wizja projektu, mapa drogowa, karta projektu czy plan. Dokument ten musi być przedyskutowany i zatwierdzony na odpowiednich szczeblach zarządzania.
Po zainicjowaniu projektu, wprowadzenie procesów monitorowania jest niezbędne. Regularne zbieranie informacji na temat postępów prac, finansów, wykorzystania zasobów w porównaniu z planem bazowym, przestrzegania standardów jakości oraz satysfakcji interesariuszy to kluczowe aspekty monitorowania. Regularne sprawozdania, przygotowywane zarówno przez niższe poziomy dla menedżera projektu, jak i przez menedżera projektu dla interesariuszy, są integralną częścią efektywnego monitorowania.
Aby wspierać proces uczenia, skuteczność i wydajność zarządzania projektem należy oceniać regularnie. Na podstawie uzyskanych informacji, konieczne może być wprowadzenie zmian. Ustalony i czytelny proces zarządzania zmianą jest kolejnym niezbędnym elementem kontroli projektu.
Po zakończeniu każdej fazy cyklu życia projektu, należy przeprowadzić jej ewaluację i sporządzić sprawozdanie z rezultatów projektu, sukcesów i nabytej wiedzy. Ważne jest również zweryfikowanie uzasadnienia biznesowego dla kontynuowania projektu i opracowanie planu na następny etap.
Efektywne planowanie i kontrola projektów wymagają zintegrowanego podejścia, które obejmuje szczegółowe planowanie, ciągłe monitorowanie oraz regularną ewaluację. Umożliwia to nie tylko osiągnięcie zamierzonych celów, ale także zapewnia elastyczność i zdolność do wprowadzania niezbędnych zmian w odpowiedzi na dynamiczne warunki projektowe.
Przy odpowiednim zastosowaniu tych kompetencji, zarządzanie projektem staje się procesem przemyślanym i kontrolowanym, prowadzącym do sukcesu.
