//Jak planować projekt, żeby planowanie nie stało się osobnym projektem?

Jak planować projekt, żeby planowanie nie stało się osobnym projektem?

Planowanie projektu może dostarczyć zaangażowanym sporo frustracji. Chcemy przejść już do działania a jeszcze czeka na nas ta dokumentacja! Jednak dobrze zaplanowany projekt to połowa sukcesu.

Faza planowania projektu jest drugą fazą po definiowaniu. Wstępnie określone zostały ramy czasowe, budżet, zasoby, wiemy co dokładnie ma być efektem projektu. W mniejszych projektach faza definiowania i planowania łączy się.

Zadania kierownika w trakcie planowania projektu

Przede wszystkim musi zaplanować zakres, czas, zasoby, w tym finanse, określa i uszczegóławia uzasadnienie biznesowe wraz ze sponsorem.

Planowanie rozpoczynamy od ustalenia zakresu, aby nie przeoczyć niczego w projekcie. Dzięki temu jesteśmy w stanie ustalić całość zakresu projektu (nie wyklucza to dokonywania zmian w trakcie projektu). Dopiero po podzieleniu czekającej nas pracy umiejscawiamy ją w czasie pamiętając o macierzy kompromisów projektowych. Następnie przechodzimy do optymalizacji pracy w czasie, tworzymy harmonogram, analizę zapotrzebowania na zasoby, finansowe. Faza ta wymaga od kierownika również pełnej analizy ryzyka, aby w zakresie umieścić jak najwięcej strategii na ryzyko i co za tym idzie w planie bazowym kosztów i ustalić końcowy budżet ryzyka i ewentualny budżet zmian.

Narzędzia, z jakich należy skorzystać

W tej pracy na pewno pomocne będą takie narzędzia jak: struktura podziału pracy lub produktów, diagram sieciowy, metoda ścieżki krytycznej, opisy pakietów prac, opisy produktów cząstkowych i końcowego, analiza RAEW, harmonogram paskowy, histogramy zasobów, kosztów, plan bazowy kosztów w postaci krzywej skumulowanej jako podstawy do metody wartości wypracowanej, budżet ryzyka, rejestry ryzyka i zagadnień projektowych, ilościowa i jakościowa ryzyka, analiza poziomu efektywności przyjętych strategii dla ryzyka za pomocą analizy RRL.

  1. Miej czas i korzystaj z chociaż szczątkowej metodyki.
  2. Korzystaj z wiedzy ludzi, którzy mają potrzebną wiedzę.
  3. Miej otwarty umysł i szukaj rozwiązań.

Jak planować, żeby planowanie nie stało się osobnym projektem?

W organizacjach zarządzających projektami intuicyjnie, w znaczeniu niemetodycznie (takich projektów na rynku jest najwięcej) zauważamy często, że powołuje się osobę lub zespół do zaplanowania projektu i zmienia się obsadę w trakcie realizacji. Tak, jakby istniały dwa osobne projekty. To powoduje duże utrudnienia i straty czasowe i finansowe w organizacji, również w obszarze kapitalizacji wiedzy i doświadczeń z takich projektów oraz usprawnień w organizacji.

Dzielenie projektu

Obserwując bliżej to zjawisko można dojść do wniosku, że wynika to przede wszystkim z czasu poświęcanego na planowanie (z jednej strony dobrze) i specyficznych umiejętności zarządzającego na tym etapie. To wygląda trochę tak, jakby projekt był dzielony w obszarze zarządczym na tych od papierów (faza definiowania i planowania) i tych od pracy (faza realizacji), zapominając jednocześnie o fazie zamykania, która jest wrzucona np. księgowemu do rozliczenia. Wszelkie porażki krążą później od Annasza do Kajfasza i wiszą w czasoprzestrzeni. Jeden zrzuca winę na drugiego, ten w fazie realizacji wini tego od papierów, bo tak zaplanowali, a ten, co zaplanował broni się twierdząc, że nie ma pojęcia o realizacji i tamci mu nie pomagali.

Podsumowując

Dla dobra organizacji planowanie projektu nie może być osobnym projektem. Szkoda czasu i pieniędzy.

Korzystanie z choćby szczątkowej metodyki już pozwoli na oszczędności i przede wszystkim na prawidłowe umiejscowienie fazy planowania w cyklu życia projektu łączącej pomysł z realizacją. Nie idziemy na skróty i – jeśli to możliwe – ustalamy zespół właściwy dla całego projektu z zamykaniem włącznie.

Aby to osiągnąć konieczne jest jednak korzystanie z zasobów wewnętrznych i zewnętrznych, aby faza planowania dostarczyła adekwatnej dokumentacji, na podstawie której podejmowane są decyzje i realizowany jest projekt. A zatem pytanie tych, co wiedzą od nas więcej jest wręcz pożądane na tym etapie od kierownika projektu. Dla organizacji natomiast nie może być to dziwne, że kierownik projektu może wiedzieć mniej niż wykonawcy poszczególnych zadań na etapie realizacji. I ostatecznie właśnie dlatego poszukujemy kierownika projektu, który nie tylko „wymyśla”, ale przede wszystkim myśli, analizuje, łączy różne rozwiązania, poszukuje wypadkowej dla różnorodnych interesów i osiąga cele nie tylko projektu, ale przede wszystkim pomaga w osiąganiu celów organizacji.

Autor: Joanna Pauly – Dyrektor Generalna Szkoły Project Managerów®

By |2018-02-07T12:36:59+00:0007/02/2018|PM.Blog|0 Comments