Jaki powinien być dobry manager?

Jakie kompetencje powinien posiadać?

Kompetencje menedżerskie są niezwykle ważne dla skutecznego rozwoju firmy. Wpływają one nie tylko na procesy zarządzania, ale również na sukces całej organizacji. Głównym zadaniem dzisiejszych menadżerów jest obserwowanie zmian zachodzących w otoczeniu i odpowiedź na nie. Ponadto ich zadaniem jest wprowadzenie zmian w organizacjach, którymi zarządzają w celu ich dostosowania do nowej sytuacji rynkowej. Jednak zarządzanie zmianą to skomplikowany proces, na który składa się wiele etapów. Dlatego też niezwykle ważne jest, aby pozyskać solidne kompetencje menedżerskie w tym zakresie.

Zacznijmy jednak od początku. Kim jest „dobry manager” – Ja osobiście uważam, że jest to ten, który z jednej strony dostarcza efekty zapewniające firmie rozwój, tym samym skutecznie realizuje wyznaczone mu cele. Z drugiej strony realizuje również własne cele związane z rozwojem osobistym, czy karierą zawodową.

Co więc powoduje, że jedni managerowie są skuteczni, a inni nie? Odpowiedź tkwi w kompetencjach, które posiadają.

International Project Management Association (IPMA) proponuje 28 kompetencji kierownika projektu w trzech obszarach skupiających się wokół tak zwanego myślenia projektowego.

Kompetencje w obszarze „Perspektywa”:


Strategia – Kompetencja Strategia opisuje, jak zrozumieć i przekształcić strategie w łatwe do zarządzania elementy, wykorzystując do tego celu projekty i programy. Kompetencja ta definiuje zatem taki system zarządzania wykonaniem, w którym projekty są postrzegane i zarządzane poprzez ich dostosowanie do strategii i wizji oraz zapewnia silną współzależność z misją i zrównoważonym rozwojem organizacji.

Nadzór zarządczy, struktury i procesy – Ten element kompetencji określa zrozumienie i dostosowanie do ustalonych struktur, systemów i procesów w organizacji, które zapewniają wsparcie dla projektów i wpływają na sposób, w jaki projekty są organizowane, wdrażane i zarządzane. Nadzór zarządczy (ang.: Governance), struktury i procesy organizacji mogą zawierać zarówno systemy tymczasowe (takie jak projekty) oraz systemy stałe (takie jak systemy zarządzania portfelem / systemy administracyjne, finansowe, systemy wsparcia, systemy raportowania, podejmowania decyzji i systemy audytowania). Czasami te systemy mogą nawet stanowić strategiczne uzasadnienie projektu, na przykład, gdy projekt jest inicjowany w celu poprawy procesów biznesowych lub ustanowienia nowych systemów.

Zgodność, normy i przepisy – Element kompetencji dotyczący zgodności, norm i przepisów opisuje, w jaki sposób kierownik projektu interpretuje i balansuje pomiędzy zewnętrznymi i wewnętrznymi ograniczeniami danego obszaru takiego jak kraj, firma lub branża. Zgodność to proces mający na celu zapewnienie przestrzegania danego zestawu norm. Sfera wymogów zgodności obejmuje spektrum od dobrowolnych i nieformalnych wymogów do tych, które są obowiązkowe i formalne. Normy i przepisy wpływają i określają sposób, w jaki projekty powinny
być organizowane i zarządzane, by były wykonalne i kończyły się sukcesem. Normy i przepisy odnoszą się do zgodności z wymaganiami, w tym przepisami ustawowymi i wykonawczymi, umowami i porozumieniami, własnością intelektualną i patentami, ochroną zdrowia, bezpieczeństwa i środowiska oraz standardami zawodowymi.

Układ sił i interesów – Ten Element Kompetencji opisuje sposób, w jaki kierownik projektu rozpoznaje i rozumie nieformalne osobiste i grupowe interesy oraz wynikające z nich sposoby postępowania i wykorzystania władzy. Definiuje, jak osoby uczestniczące w projektach powinny rozpoznawać relacje nieformalnych wpływów (wynikających z osobistych i grupowych ambicji i interesów, zmodyfikowanych przez relacje osobiste i grupowe) z otoczeniem projektu. Te nieformalne wpływy różnią się od interesów formalnych (jak, na przykład, określone w uzasadnieniu biznesowym), które wywodzą się ze strategii organizacji lub z norm, przepisów, itp.

Kultura i wartości – Element kompetencji Kultura i Wartości opisuje podejście jednostki do wpływania na kulturę i wartości organizacji i szersze otoczenie społeczne, w którym osadzony jest projekt. Opisuje też jak osoby uczestniczące lub zarządzające projektem uznają konsekwencje tych wpływów kulturowych w projekcie oraz jak włączyć tę wiedzę w zarządzanie projektem. Kulturę możemy zdefiniować jako zbiór powiązanych zachowań w obrębie społeczności oraz wagi, jaką jednostki w tej społeczności przywiązują do nich. Wartości możemy określić jako zestaw koncepcji, na których jednostki w społeczności opierają swoje działania. Formalne definicje wartości mogą zawierać kodeksy etyczne. Wiele organizacji opisuje wartości korporacyjne w swojej strategii.

Kompetencje w obszarze „Ludzie”: 


Autorefleksja i zarządzanie sobą – Autorefleksja to umiejętność poznania, zrozumienia i refleksji nad własnymi emocjami, zachowaniami, preferencjami i wartościami oraz zrozumienie ich wpływu. Zarządzanie sobą to umiejętność wyznaczania osobistych celów, by sprawdzić i dostosować postępy i uporać się z codzienną pracą w sposób systematyczny, poprzez zarządzanie zmieniającymi się warunkami i radzenie sobie w sytuacjach stresujących. Spójność wewnętrzna i rzetelność – Dostarczanie projektowych produktów i korzyści wymaga dużego osobistego zaangażowania, aby sprostać wymaganiom. Jednostka musi wykazać się uczciwością i rzetelnością, ponieważ brak tych cech może doprowadzić do porażki. Spójność wewnętrzna oznacza, że działamy zgodnie z własnymi moralnymi i etycznymi wartościami i zasadami. Rzetelność oznacza odpowiedzialne działanie, zgodnie z oczekiwaniami i/lub przewidywalnym zachowaniem.

Komunikacja interpersonalna – Komunikacja interpersonalna to wymiana poprawnych informacji, przekazywanych dokładnie i konkretnie do wszystkich zainteresowanych stron.

Relacje i zaangażowanie – Relacje osobiste stanowią fundament dla produktywnej współpracy, osobistego zaangażowania i poświęcenia innych. Dotyczy to relacji indywidualnych, jak również tworzenia całej sieci relacji. Należy poświęcić odpowiedni czas i uwagę w tworzenie trwałych i stabilnych relacji z poszczególnymi osobami. Zdolność do tworzenia trwałych relacji jest tym większa, im większe są kompetencje społeczne, takie jak empatia, zaufanie, pewność siebie i umiejętności komunikacyjne. Dzielenie wizji i celów z jednostkami i zespołem motywuje silnie innych do udziału w zadaniach i do poświęcania się dla wspólnego celu.

Przywództwo – Przywództwo to m.in. wytyczanie kierunku działań dla jednostek i grup. Polega na umiejętności doboru i zastosowania odpowiednich stylów zarządzania w różnych sytuacjach. Oprócz przewodzenia swojemu zespołowi, osoba musi być postrzegana jako lider, także podczas reprezentowania projektu przed kierownictwem wyższego szczebla i innymi zainteresowanymi stronami.

Praca zespołowa – Praca zespołowa to łączenie ludzi dla realizacji wspólnego celu. Zespoły są grupami ludzkimi, pracującymi wspólnie nad realizacją konkretnych celów. Zespoły projektowe są z reguły wielodyscyplinarne, angażujące specjalistów z różnych dziedzin. Praca zespołowa to budowanie produktywnego zespołu poprzez jego tworzenie, wspieranie i prowadzenie. Relacje i komunikacja wewnątrz zespołu są jednymi z najważniejszych aspektów udanej pracy zespołowej.

Konflikt i kryzys – Konflikt i kryzys obejmują moderowanie i rozwiązywanie konfliktów i kryzysów, poprzez obserwację środowiska i stosowanie środków zaradczych; zdarzenia i sytuacje, konflikty charakterów, sytuacje stresujące i inne potencjalne niebezpieczeństwa. Lider zespołu musi radzić sobie odpowiednio do sytuacji i stymulować w nim proces ciągłego uczenia się, dla potrzeb rozwiązywania konfliktów i kryzysów w przyszłości.

Przedsiębiorczość i kreatywność – Przedsiębiorczość i kreatywność to umiejętność zastosowania różnych technik i sposobów myślenia w procesie definiowania, analizowania, ustalania priorytetów, znalezienia alternatywy dla i radzenia sobie z problemami i wyzwaniami. To wymaga umiejętności myślenia i działania w oryginalny i pomysłowy sposobów a także stymulowania kreatywności innych osób oraz zbiorowej kreatywności zespołu. Przedsiębiorczość i kreatywność to kompetencja bardzo przydatna, zwłaszcza gdy pojawiają się zagrożenia, szanse, problemy i inne trudne sytuacje.

Negocjacje – Negocjacje to proces zachodzący między dwiema lub więcej stronami, który ma na celu zrównoważenie różnych interesów, potrzeb i oczekiwań w celu osiągnięcia wspólnego porozumienia i zaangażowania przy jednoczesnym zachowaniu pozytywnego stosunku do pracy. Negocjacje obejmują procesy zarówno formalne i nieformalne, takie jak zakup, wynajem lub sprzedaż lub wymagania, budżet i zasoby w projektach.

Orientacja na wynik – Orientacja na wynik to absolutna koncentracja jednostki na wynik projektu. Osoba ustala priorytety środków i zasobów w celu rozwiązania problemów, pokonania wyzwań i przeszkód tak, aby uzyskać optymalny rezultat dla wszystkich zaangażowanych stron. Wyniki są głównym punktem dyskusji, a zespół jest ukierunkowany by osiągnąć sukces. Jednym z krytycznych aspektów orientacji na wyniki jest produktywność, mierzona jako połączenie skuteczności i wydajności. Jednostka musi zaplanować i skutecznie rozmieścić zasoby, aby efektywnie realizować uzgodnione rezultaty.

Kompetencje w obszarze „Praktyka”:


Definiowanie projektu – Definiowanie projektu opisuje sposób, w jaki wymagania, życzenia i determinacja jednej lub więcej organizacji są przez jednostkę interpretowane i ocenione, a następnie przełożone na wstępny, o wysokim stopniu ogólności, plan („szkic”) projektu zapewniający najwyższe prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu. Z analizy zewnętrznego kontekstu szkicujemy plan wstępny ogólnej „architektury” mówiący, jak projekt należy ustanowić, rozwinąć i zarządzać. Dotyczy to zasobów, funduszy, celów interesariuszy, spodziewanych korzyści i zmian organizacyjnych, zagrożeń i szans, nadzoru zarządczego, produktu końcowego, priorytetowych i najpilniejszych spraw. Ponieważ wszystkie czynniki zewnętrzne i kryteria sukcesu (i/lub ich postrzegane znaczenie) często zmieniają się w czasie, ten wstępny plan projektu należy w fazie definiowania okresowo przeglądać w celu utrzymania jego aktualności.

Wymagania, cele i korzyści – Każdy projekt jest inicjowany, ponieważ wewnętrzni i zewnętrzni interesariusze chcą odnieść korzyści. Ten element kompetencji opisuje przyczyny zaistnienia projektu – jakie cele i korzyści należy osiągnąć, jakie zadania wykonać oraz które z wymagań interesariuszy należy spełnić. Wszystkie te kwestie wynikają z potrzeb, oczekiwań, wymagań i strategicznych celów organizacji, które reprezentują interesariusze.

Zakres – Zakres definiuje właściwe sedno, treść projektu. Opisuje wyniki, rezultaty i korzyści oraz pracę, która doprowadzi do ich powstania. Z drugiej strony, opisuje on również to, czym projekt się nie zajmuje i czego nie zawiera. Zasadniczo zakres wytycza granice projektu.

Zarządzanie czasem w projekcie – Kompetencja ta obejmuje planowanie w czasie wszystkich komponentów, zadań projektu, aby zoptymalizować jego realizację.

Organizacja projektu i komunikacja – Kompetencja „Organizacja projektu i komunikacja” obejmuje definicję, wdrożenie i zarządzanie tymczasową organizacją projektu. Definiuje również wymagane role i obowiązki oraz skuteczną wymianę informacji w tymczasowej organizacji. Ten element kompetencji oznacza też umiejętność tworzenia i archiwizowania dokumentacji, tworzenia struktur raportowania oraz planowania komunikacji projektu.

Jakość – Jakość w projekcie ma dwojakie znaczenie. Z jednej strony oznacza jakość procesu, sposób organizacji projektu. Dotyczy wprowadzenia, wdrożenia i sprawdzenia standardów, według których utrzymuje się jakość w częściach składowych podprojektów i zadań. Z drugiej strony jakość oznacza zarządzanie, zapewnianie oraz kontrolę jakości produktów i rezultatów projektu. Pojęcie jakości dotyczy całości projektu od jego inicjacji aż po okres następujący po fazie przekazania, przez cały cykl życia.

Finanse – Pojęcie finansów obejmuje wszystkie czynności potrzebne do oszacowania, zaplanowania, otrzymania, wydawania oraz kontrolowania środków finansowych wpływających i wypływających projektu. A zatem finanse obejmują również zarządzanie kosztami (środki wypływające często powiązane z budżetem) oraz finansowanie zewnętrzne (spoza organizacji, ang. financing) oraz/lub finansowanie wewnętrzne (wewnątrz organizacji, ang. funding), które są konieczne dla skutecznego zarządzania projektem.

Zasoby – Element kompetencji „zasoby” obejmuje zdefiniowanie, pozyskanie, kontrolę i rozwój zasobów niezbędnych do osiągnięcia rezultatów projektu. Zasobami mogą być ludzie, wiedza i doświadczenie, zaplecze, sprzęt, materiały, infrastruktura, narzędzia i inne dobra konieczne do wykonania zadań umożliwiających osiągnięcie wytyczonych celów. W ramach tego elementu kompetencji definiuje się sposób pozyskania i wykorzystania zasobów dla uzyskania jak najlepszej efektywności projektu, optymalizacji użycia zasobów przy ograniczeniach czasowych i finansowych oraz ich stałe śledzenie i kontrolę.

Zamówienia, kontrakty, współpraca – Zamówienia to proces kupowania lub pozyskiwania dóbr i/lub usług, których nie można lub nie opłaca się pozyskać w ramach samej organizacji, od podmiotów zewnętrznych. Obejmuje wszystkie procesy od planowania zamówień po zakup i administrację kontraktami. Ten element kompetencji polega również na wyborze optymalnych metod i strategii zaopatrywania, które powinny odpowiadać perspektywicznym celom klienta, ale również organizacji (np. partnerstwo, joint-venture, itp.). Te metody mogą oznaczać podział finansowania, dzielenie się doświadczeniem, itd., ale również mogą nieść ryzyko porażki na rynku.

Planowanie i kontrola – Bazując na planie wstępnym projektu, wszystkie elementy tworzą jedną całość w postaci planu zarządzania projektem, którego realizację należy kontrolować. Plan powinien być regularnie aktualizowany zgodnie ze zmianami zachodzącymi w projekcie lub w jego kontekście. Aby utrzymać skuteczną kontrolę, należy regularnie ulepszać sposoby jej sprawowania i dostosowywać do bieżącej sytuacji.

Ryzyko – Kompetencja ryzyko (zagrożenia i szanse) obejmuje identyfikację, ocenę, planowanie strategii reakcji i wdrożenia oraz kontrolę ryzyka powstającego w ramach projektów. Zarządzanie zagrożeniami i szansami pomaga osobom decyzyjnym dokonywać wyborów na podstawie dostępnych informacji, przypisywać priorytety działaniom i rozróżniać między alternatywnymi sposobami postępowania. Zarządzanie ryzykiem jest stałym procesem zachodzącym w całym okresie trwania projektu.

Interesariusze – Ten element kompetencji polega na stosowaniu identyfikacji i analizy, angażowaniu i zarządzaniu postawami i oczekiwaniami wszystkich istotnych interesariuszy. Wszystkie osoby, grupy lub organizacje biorące udział w realizacji projektu, oczekujące na jego rezultaty, wpływające na niego lub na które on wpływa to interesariusze. Zaliczają się do nich sponsorzy, klienci i użytkownicy, dostawcy/podwykonawcy, partnerzy i inne projekty, programy lub portfele. Zaangażowanie interesariuszy wymaga stałego przeglądu, monitorowania i działań stwarzających środowisko sprzyjające realizacji celów projektu. Może również oznaczać konieczność budowy strategicznego partnerstwa prowadzącego do zwiększenia organizacyjnego potencjału i zdolności oraz podziału zarówno ryzyka, jak i korzyści.

Zmiana i transformacja – Nowo wypracowane zdolności i możliwości mogą przynieść korzyści tylko w sytuacji, kiedy się je wykorzystuje i kiedy są wspierane przez organizację i ludzi, którzy je otrzymują. Zmiana (polepszenie obecnej sytuacji pamiętając o przeszłych doświadczeniach) oraz transformacja (rozwój nowej sytuacji w oparciu o wizję przyszłości) umożliwiają proces, narzędzia i techniki, dzięki którym osoby i organizacje mogą dokonywać przekształceń prowadzących do zaadoptowania i wprowadzenia zmiany.