Na proces zarządzania składają się działania takie jak: pomyślne realizowanie zadań, dbałość i wykonanie pracy, osiąganie zamierzonych rezultatów. Zastanawialiście się nad tym, czy manager – aby osiągał zamierzone rezultaty – posiada tę zdolność jako cechę wrodzoną, czy musi się tego nauczyć? Osobowość na pewno ma w tym przypadku ważne znaczenie. Warto jednak pamiętać, że cechy osobowości – a przede wszystkich aktywność, zdecydowanie, przywódczość, potrzeba ambitnych zamierzeń- to wypadkowa natury człowieka i jego pracy nad sobą. Zdaniem Michaela Armstronga autora książki „Vademecum jeszcze lepszego menadżera”, każdy, kto chce osiągać rezultaty musi nabyć odpowiednie umiejętności i rozwinąć niezbędne zdolności poprzez:

  • rozumienie, jakimi pobudkami kierują się osoby osiągające sukcesy, co ich motywuje do działania – jakie cechy ich osobowości przejawiają się w skutecznych działaniach (zobacz dalej, co motywuje managerów?)
  • obserwowanie, co robią ci, którzy osiągają dobre rezultaty – jak postępują i jakimi technikami się posługują (zobacz dalej, jak postępują osoby odnoszące sukcesy)
  • analizowanie własnego zachowania (nie cech osobowości), porównywanie go z postępowaniem osób osiągających bardzo dobre rezultaty i zastanawianie się nad sposobem poprawy własnej efektywności (zobacz, jak analizować własne zachowania)
  • nauczenie się w możliwie największym zakresie dostępnych technik zarządzania (zobacz, czego się uczyć).

Co motywuje managerów?


David McClelland z Uniwersytetu Harvarda przeprowadził badania nad motywacją managerów i ustalił, że są trzy kluczowe potrzeby, które motywują managerów do działania:

  • potrzeba sukcesu
  • potrzeba władzy (posiadania kontroli i wywierania wpływu na ludzi)
  • potrzeba przynależności (akceptacji przez innych).

Wszyscy skuteczni managerowie przejawiają te potrzeby, a dominuje zdecydowanie potrzeba sukcesu. McClelland zauważył, że sukces jest wartością, która się liczy.

Jak postępują osoby odnoszące sukcesy?


Przywołany już wyżej Michael Armstrong dokonał zestawienia zasad, wg których działają ludzie sukcesu:

  1. Wyznaczają sobie ściśle określone cele.
  2. Ustalają napięte, ale realistyczne ramy czasowe na ich realizację.
  3. Precyzyjnie określają, co i w jakim czasie ma być zrobione.
  4. Są gotowi dyskutować na temat sposobu wykonania pracy, wysłuchać opinii innych i przyjąć rady. Po uzgodnieniu kierunku działania przestrzegają ustaleń, chyba że sytuacja narzuca konieczność ich zmiany.
  5. Są konsekwentni w dążeniu wyznaczoną drogą do celu, wytrwali i nieustępliwi w obliczu trudności.
  6. Wymagają wysokiej efektywności od siebie i są raczej stanowczy w również wysokich oczekiwaniach wobec innych.
  7. Pracują intensywnie i dobrze funkcjonują pod presją; w rzeczywistości wtedy dają z siebie to, co najlepsze,
  8. Zazwyczaj mają poczucie niedosytu w związku z istniejącym stanem rzeczy,
  9. Nigdy nie są w pełni usatysfakcjonowani własną efektywnością i nieustannie mają wobec siebie zastrzeżenia.
  10. Są gotowi do podejmowania skalkulowanego ryzyka.
  11. Szybko i bez osobistych urazów przechodzą do porządku dziennego po niepowodzeniu oraz przegrupowują siły i korygują koncepcje.
  12. Podchodzą z entuzjazmem do pracy i budzą go w innych.
  13. Są zdecydowani w tym sensie, że potrafią w krótkim czasie oceniać sytuację, określać alternatywne metody działania, wytyczać najlepszą drogę i informować podwładnych, co należy robić.
  14. Nieustannie monitorują własne efekty pracy, rezultat swoich podwładnych, tak żeby mieć możliwość skorygowania odchyleń we właściwym czasie.

Jak analizować własne zachowania?


Nie ma sensu tego robić, jeśli nie dysponuje się kryteriami, na których podstawie można mierzyć własną efektywność. Trzeba wyznaczyć sobie standardy, a jeśli nie udaje się ich spełnić, zastanowić się, dlaczego tak się dzieje. Wnioski będą wskazówką dla dalszych działań.

Pytania, które trzeba sobie zadać, to:

  1. Jakie były założenia?
  2. Czy zostały zrealizowane?
  3. Jeśli tak, co się na to złożyło i dzięki czemu się udało?
  4. Jeśli nie, jakie były przyczyny niepowodzenia?

Celem jest efektywne korzystanie z własnego doświadczenia. Ale jednocześnie jest to trudne, szczególnie, jeśli trzeba przyznać się do porażki. Tendencją jest poszukiwanie jednak tylko dobrych zamierzeń albo obniżanie standardów (wstecznie). Mamy wtedy do czynienia z sytuacją oszukiwania samego siebie. A nie chodzi ani o bycie przesadnie surowym ani o zaraźliwy entuzjazm. Chodzi o spojrzenie z boku na własne zachowania i działania.

Czego się uczyć?


Od managerów wymaga się praktycznie wszystkiego. Nie da się być omnibusem, jednak dążenie do doskonałości jest cechą dobrego przywódcy. Dążenie do doskonałości to ciągłe uczenie się i szukanie rozwiązań. Nowe umiejętności wynikają z uczenia się nowych technik i narzędzi zarządczych. Michael Armstrong wymienia 9 kluczowych obszarów do doskonalenia:

  • komunikowanie się,
  • kontrolowanie,
  • koordynowanie,
  • podejmowanie decyzji,
  • delegowanie,
  • przewodzenie,
  • motywowanie,
  • planowanie i ustalanie priorytetów,
  • zarządzanie projektami.

Dlaczego właśnie zarządzanie projektami znalazło się w tym zestawieniu?


Jak pozostałe wydają się być klarowne i nie wymagające komentarza, to kilka słów wyjaśnienia do zarządzania projektami się przyda. Zarządzanie projektami polega na planowaniu, nadzorowaniu i kontrolowaniu wszelkich działań lub ich sekwencji, które prowadzą do określonego wyniku we wcześniej wyznaczonym czasie i według ustalonych standardów efektywności lub jakości oraz w ramach przewidzianego budżetu. W tym procesie w centrum uwagi znajdują się przede wszystkim rezultaty – osiągnięte w wyniku pracy zgodnie z wymaganiami lub obietnicami. Zarządzanie projektami dotyczy przede wszystkimi umiejętności wdrażania zmian, podejmowania rzeczy nowych, umiejętność zaczynania i kończenia w czasie przedsięwzięć, od których liczymy następnie korzyści. Sama zmiana jest już projektem, a zatem jeśli chcemy nią zarządzać, musimy nauczyć się zarządzania projektami.

Podsumowanie


Obserwowanie, analizowanie i uczenie się pomoże wypracować cechy potrzebne osobom nastawionym na sukces. Warto jednak mieć świadomość, na co zwraca uwagę Michael Armstrong, że osiąganie rezultatów jest nierozerwalnie powiązane ze składaniem obietnic – innym i sobie – i ich dotrzymywaniem.