Współczesne organizacje XXI wieku działają w turbulentnym otoczeniu, co oznacza, że zmiany w tym otoczeniu zachodzą coraz szybciej. Mówi się, że jedyne, co jest pewne we współczesnym biznesie, jest to, że nastąpią zmiany w jego otoczeniu.

Głównym zadaniem dzisiejszych menadżerów jest obserwowanie zmian zachodzących w otoczeniu i odpowiedzi na nie. Ponadto wprowadzenie zmian w organizacjach, którymi zarządzają w celu ich dostosowania do nowej sytuacji rynkowej. Dlatego też zarządzanie zmianami w zakresie działalności współczesnych menadżerów nabiera dużego znaczenia.

W jaki sposób więc zarządzać zmianami w organizacji?

Jak zarządzać całościową transformacją uwzględniając przy tym postawione cele strategiczne, wartość biznesową czy zamiany zachodzące w otoczeniu?

Mary Parker Follett, o której mówi się, że „wynalazła” zarządzanie jako dyscyplinę naukową, wyraziła się kiedyś, że zarządzanie to sztuka wykonywania zadań i osiągania celów, dzięki wykorzystaniu pracy innych osób. W literaturze wyróżnia się wiele definicji projektu, przyjmując, że Projekt to:

  • zorganizowany ciąg złożonych działań ludzkich,
  • zmierzających do osiągnięcia określonego wyniku,
  • zawarty w skończonym przedziale czasu,
  • realizowany najczęściej zespołowo,
  • realizowany z wykorzystaniem skończonej ilości zasobów,

to każda ze zachodzących zmian organizacyjnych jest wprowadza przez projekt. Mówiąc inaczej zarządzanie projektami jest metodą zarządzania pozwalającą na praktyczną realizację zarządzania zmianami w organizacji. Projekt nie zawsze jest odpowiednio zarządzany.

Czy warto inwestować w zarządzanie projektami?

Coraz więcej firm inwestuje w rozwiązania dotyczące zarządzania projektami. Znajdują się one na liście priorytetów biznesowych. Podaje się, że potrzeba wdrażania takich rozwiązań powoduje roczny wzrost rynku na poziomie 10%. Odpowiednie zarządzanie projektami w organizacji potrzebuje jednak jej dojrzałości. Dojrzałość projektowa organizacji to:

  • w teorii zarządzania projektami zdolność organizacji do skutecznego zarządzania projektami,
  • „umiejętność właściwego dobierania projektów, których realizacja prowadzi do osiągania celów organizacji
  • poziom rozwoju organizacji pod względem zarządzania projektami lub gotowość organizacji do ich realizowania
  • zdolność organizacji do identyfikowania czynników sukcesu projektów i zapobiegania problemom projektowym

Punktem wyjścia dla działań mających na celu rozwój, usprawnienie, czy przetrwanie firmy na rynku przy otaczających zmianach jest ocena dotychczasowego poziomu kompetencji organizacji. Głównym celem każdej organizacji jest wypracowanie jak największego wyniku finansowego. Idea optymalizacji procesów organizacyjnych ma głównie za zadanie osiągnięcie lepszych wyników finansowych. Dokonuje się tego poprzez redukcję błędów w procesach i uzyskanie, jak najlepszej jakości procesów oraz wyników prac. W obszarze zarządzania projektami powszechne stały się modele dojrzałości projektowej. Określają one bowiem potencjalną ścieżkę rozwoju kompetencji zarządzania projektami.

Ciągła optymalizacja procesów w przedsiębiorstwie jest warunkiem koniecznym dla powodzenia projektów wewnętrznych, które mają na celu wdrożenie metodyk, standardu, czy własnego podejścia do zarządzania projektami.

Jak podkreśla prof. Wysocki „Jeśli przedsiębiorstwo podejmie już wysiłek wdrożenia podejścia do zarządzania projektami, musi ono być ciągle usprawniane i doskonalone, w przeciwnym razie wdrożone procesy nie będą stosowane w odpowiedni sposób lub w ogóle przestaną być używane”. W konsekwencji projekty przestaną być zarządzane a firma powróci do stanu początkowego. Z kolei im bardziej dojrzały jest cały proces zarządzania projektami, tym wartość płynąca z jego wdrożenia jest bardziej postrzegana przez firmy.

Jak są korzyści wynikające ze wdrożenia zarządzania projektami?

Obecnie chociaż wartość zarządzania projektami sale rośnie, jest jeszcze wiele firm, które z niej nie korzystają. Często byłoby to bardzo dobrym posunięciem z ich strony. Wynika to z tego, że wiele organizacji zwłaszcza małych i średnich nie posiada jeszcze dostatecznej wiedzy na ten temat. Nie chce rozwijać się, czy nie widzi korzyści biznesowych wynikających z wdrożenia tego podejścia. Jednak korzyści z wdrożenia zasad zarządzania projektami jest bardzo wiele:

  • większa wydajność w dostarczaniu produktów, usług, korzyści biznesowych – zarządzanie projektami zawiera swojego rodzaju “mapę drogową”, która pokazuje drogę, jaką należy podążać. Ponad to posiada się również wiedzę w którą stronę podążać czy jakich błędów unikać,
  • poprawa, wzrost i większa satysfakcja klienta – klient jest zadowolony kiedy projekt jest realizowany zgodnie z planem, nie przedłużając wyznaczonych terminów i budżetu,
  • większa efektywność w dostarczaniu produktów, usług – strategie czy procesy, które pozwoliły pomyślnie zrealizować konkretny/e projekt/y będą mogły jeszcze wiele razy być wykorzystywane,
  • poprawa wzrostu i rozwoju wśród uczestników projektu – pozytywne rezultaty wykonania zadań inspirują i motywują do dalszego działania, a tym samym podnosi się proaktywność i chęć doskonalenia pracowników,
  • osiągnięcie wysokiej pozycji na rynku – zarządzanie projektami daje możliwość ciągłego panowania nad bieżącą sytuacją i kontrolowania zaplanowanych zadań,
  • możliwość poszerzenia i rozwoju usług – zwiększona wydajność prowadzi do szansy zdobycia większego sukcesu,
  • zwiększona ocena ryzyka – w momencie pojawienia się zagrożenia organizacja nie jest aż tak zaskoczona, ma przygotowany plan działania w kierunku jego eliminacji,
  • stosowanie standardów zarządzania projektami pozwala myśleć osobom zaangażowanym w prace nad projektem.

Czym jest zarządzanie projektami, jak je wykorzystywać oraz jakie przynosi korzyści o tym wszystkim można się dowiedzieć na naszych szkoleniach: