W poprzednich częściach wspomniałam, że praca z zespołem projektowym jest obarczona dodatkowym czynnikiem – odpowiedzialnością za osiągnięcie celów. Dzisiaj spojrzę na cykl życia projektu, a dalej w kolejnych odsłonach bloga przykładowymi narzędziami i przykładowymi pytania coachingowymi.

 

Fazy zarządzania projektami

Cykl życia projektu przedstawia poniższy rysunek:

Model fazowy - cykl życia projektu

W fazie planowania następuje pierwsze przedstawienie problemu lub też pomysłu na projekt. Ma ono najczęściej formę wizji a nie konkretnych celów i jest związane z projekcją korzyści biznesowych osiąganych po zakończeniu realizacji projektu. Poza wskazaniem potrzeby realizacji projektu wynikającej ze wstępnej analizy następuje określenie wstępnych wymagań projektu, wstępnych ryzyk i interesariuszy projektu, szczególnie klienta.

Na etapie inicjowania dochodzi do szczegółowego określenia zakresu projektu, celów, zaplanowania go pod każdym względem, określenie zasobów, harmonogramu, budżetu, zespołu, ryzyka, zasad jego wdrażania.

Na etapie realizacji zespół, a w szczególności kierownik projektu jest odpowiedzialny za prawidłową realizację projektu, zarządzanie etapem projektu, poszczególnymi procesami a także za proces zarządzania projektem, w tym zespołem. Dochodzi do replanowania lub uszczegółowienia poszczególnych etapów projektu, po których odbiorze następuje każdorazowo decyzja o dalszej realizacji projektu.

Na zakończenie projektu następuje odbiór produktu głównego projektu, rozliczenie, ocena projektu, lessons learned i uwolnienie zasobów.

 

W kolejnych odsłonach bloga koncentruję się na wskazaniu, za pomocą jakich pytań i narzędzi coachingowych można pracować na etapie nr 2, tj. inicjowania projektu, na wskazaniu, za pomocą jakich metod można ustalić cele projektu i wesprzeć inicjowanie projektu.

Inicjacja projektu jest to oficjalne rozpoczęcie projektu. Bodźcem do rozpoczęcia projektu jest zidentyfikowanie niezaspokojonej potrzeby biznesowej. Celem projektu jest zaspokojenie tej potrzeby. Cel projektu można również zdefiniować jako wizja organizacji po zakończeniu projektu. Aby móc ocenić, jakie działania należy podjąć, aby ziścił się obraz przyszłej organizacji, powinno się przeprowadzić analizę stanu obecnego i ją udokumentować. Różnica między stanem obecnym a pożądanym stanowi o działaniach w projekcie. Wizja pomyślnej realizacji celu projektu i związane z tym korzyści biznesowe są uzasadnieniem dla poniesienia nakładów finansowych, zaangażowania zasobów i podjęcia ryzyka.

 

Uzgodnienie wizji i celów następuje w oparciu o następujący schemat:

proces uzgodnienia wiizji

W środowisku zgodnie z cyklem życia projektu musi nastąpić najpierw ocena sytuacji aktualnej, wyrażenie potrzeby, sformułowanie problemu z punktu widzenia osiągnięcia korzyści biznesowych po zakończeniu projektu (uzasadnienie biznesowe). Następuje kreowanie wizji, a podstawie której możliwe jest wypracowanie celów projektu. Sama wizja jest odzwierciedleniem przyszłości poprojektowej na poziomie wartości i potrzeb, dopiero sformułowanie celów projektu pozwalają na skuteczne zarządzanie projektem.

 

Faza inicjowania projektu i planowanie projektu jest szczególnie kluczowa dla powodzenia całego projektu, gdyż jakiekolwiek błędy popełnione na tym etapie dają znać w całym cyklu życia projektu. Stosowanie narzędzi coachingowych w poszczególnych fazach cyklu życia projektu pozwala na osiągnięcie różnych celów skutecznego kierownika projektu i organizacji:

  1. Pozwala na poszerzenie świadomości osób uczestniczących w realizacji projektu od momentu jego planowania do jego zakończenia.
  2. Pozwala na zintegrowanie interesariuszy projektu z wizją i celami projektu oraz przyjętą metodą realizacji projektu.
  3. Pozwala na umiejscowienie projektu w organizacji tak, aby jego skuteczność była jak najwyższa przy jednoczesnym zarządzaniu procesem zarządzania zasobami ludzkimi w całej organizacji.
  4. Pozwala na zorganizowanie struktury projektu w sposób pozwalający na osiągnięcie celów projektu i jednoczesnym minimalizowaniu ryzyk projektowych.

 

Zapraszam na kolejną odsłonę bloga, w której będziemy analizować formułowanie wizji projektu.


Autor: Joanna Pauly – Dyrektor Generalna Szkoły.PM®

 

Czytaj poprzedni wpis z tego cyklu

Coaching zespołu projektowego – Coaching w środowisku projektowym – część 4