//Project Manager – mistrz ceremonii

Project Manager – mistrz ceremonii

Marcin przez 8 lat był programistą PHP. Pewnego dnia, jego ówczesny pracodawca, widząc jego potencjał, zaproponował mu koordynację pierwszego projektu. Zgodził się, bo zawsze lubił wyzwania. Odniósł sukces, potem kolejny i następny, co pozwoliło mu stać się Project Managerem.

Project Manager – mistrz ceremonii

Od kilku lat mówi się, że Project Manager jest zawodem przyszłości. W IT jest to stanowisko znane od dawna. Dla wielu jest to tajemnicze zajęcie. Na tyle obcobrzmiące, że wydaje się niedostępne. Czym na co dzień zajmuje się PM w IT? Kto może nim zostać? Jakich wyzwań jest spragniony? Jak wygląda codzienność Project Managerów?

Strażnik procesu

Kiedy słyszymy słowo Project Manager, myślimy o osobie, która zarządza projektem. Jest to specjalista, który współpracuje z zespołem projektowym i klientem tworząc dla niego nowy “produkt”. Np. w przypadku naszej firmy mówimy o wdrożeniach nowych sklepów internetowych. Project Manager koordynuje ich powstanie od momentu podpisania umowy do uruchomienia. Praca nad jednym projektem może zająć od kilku tygodni do kilku miesięcy. PM realizuje unikalne cele w unikalnych warunkach, zapisane w umowie – tak można w skrócie określić jego zadania. Koordynuje on pracę zespołu, w którego skład wchodzą: programiści, frontendowcy, administratorzy, testerzy, analitycy i graficy. Jest strażnikiem całego procesu. “Project Manager to osoba, która realizuje postanowienia umowy. – mówi Iza, Project Manager z pięcioletnim doświadczeniem – Kontroluje jej zakres, czas realizacji zadań, koszty oraz jakość wytworzonych projektów. Koordynuje też pracę zespołu.” Mnogość zadań PM’a powoduje, iż jest to bardzo odpowiedzialne zajęcie, nierzadko dla osób o mocnych nerwach i konkretnych predyspozycjach.

Naturalne zarządzanie

Aby zacząć karierę jako Project Manager nie wystarczą studia, czy kursy. Oczywiście dostarczają niezbędnej wiedzy teoretycznej, uczą metodyk zarządzania projektami, w tym Scrum/Agile, wykorzystywanego w wielu firmach z branży IT. Zarządzania projektami należy uczyć się w praktyce, to prawdziwa szkoła życia. “To, że zostałam PM’em było dla mnie poniekąd naturalne – mówi Iza – od dziecka planowałam, organizowałam, kierowałam rodzinnymi projektami. Trzeba było zorganizować sobotnią wycieczkę, bardzo proszę, z przyjemnością zaczynałam działać. To kim jestem teraz, jest konsekwencją moich umiejętności, wychowania i sposobu myślenia. Studia dostarczyły mi wiedzy, dalej uczyło mnie życie.” Kiedy PM rozpoczyna swój pierwszy projekt nierzadko błądzi, porusza się po omacku i trochę na wyczucie. Umiejętność szybkiej analizy sytuacji pomaga w pracy od samego początku i pozostaje niezbędne przez całą karierę.

Dobry, lepszy, najlepszy

Dobrego PM’a charakteryzuje wiele cech. Powinien posiadać wiedzę na temat zarządzania projektami, być dociekliwy, analityczny, asertywny i wytrwały. “ W prowadzeniu projektu IT na pewno pomaga umiejętność programowania – mówi Marcin, były programista, od blisko 2 lat PM – przyspiesza i ułatwia pracę. Mając wiedzę dziedzinową łatwiej można ocenić trudność zadania, czy dokonać estymacji czasowej”. Nie jest jednak powiedziane, że dobrym PM’em nie można się stać. Adriana, najmłodszego z PM’ów, cechuje ambicja, dzięki swojej wytężonej pracy pracuje na stanowisku 3 lata i ciągle ma apetyt na więcej. Zanim został Project Managerem wspierał klientów po wdrożeniu sklepu internetowego. Znajomość produktu, samozaparcie, chęć i szansa jaką dostał, spowodowało, że się przebranżowił.

Sam sobie sterem

Sytuacje, że PM zostaje postawiony w trudnym położeniu, musi zmierzyć się z nierzadko dynamicznie zmieniającymi się oczekiwaniami biznesu, zespołem i naprawić problem, to codzienność. Umiejętność rozwiązywania konfliktów to absolutna konieczność. Czy PM zawsze musi liczyć tylko na siebie w podbramkowych sytuacjach? “Kiedy zaczynałem pracę na stanowisku zacząłem budować sobie bazę wiedzy. Wiele rzeczy było nowych, zaczynając od pojęć po konkretny problem w projekcie. Każdy task wpisywałem do bazy, otagowywałem, opisywałem, po to aby czerpać z zebranych informacji w podobnych sytuacjach w przyszłości, musiałem liczyć na siebie.” – mówi Adrian. PM najwięcej uczy się od samego siebie, realizując projekt przyswaja nową wiedzę. Wymiana doświadczeń ma miejsce na wewnętrznych spotkaniach działu, co z pewnością pomaga. Koledzy po fachu mogą wskazać możliwe rozwiązania, przytoczyć swoje zawodowe sytuacje. Jednak to sam PM dokonuje wyboru jakie rozwiązanie należy zastosować i to ubogaca go zawodowo.

Na rozstaju dróg

Project Manager tkwi w projekcie po uszy. Musi znać każdy jego zaułek, niuans, bo to on odpowiada za kontakt z klientem. “Jesteśmy czasem między młotem, a kowadłem – mówi Marek, szef PM’ów w naszej firmie – musimy pogodzić, nierzadko dynamicznie zmieniające się wymagania biznesu z postanowieniami umowy. Musimy być gotowi na zmianę i usuwanie przeszkód, które zaistniały”. To trudne zadanie pogodzić interesy klienta z dostawcą. PM musi ponadto, wykazać się przewidywaniem i zaproponować takie rozwiązania, aby projekt na nich nie ucierpiał, a obie strony skorzystały. Koniecznością jest pogodzenie obowiązków wobec samego projektu, zespołu i klienta. Sztuka polega na tym aby konsekwentnie, wg założonych celów, projekt szedł do przodu, przy jednoczesnym koordynowaniu pracy zespołu, określania kierunku ich pracy, ustalaniu priorytetów i finalnie utrzymywaniu stałego kontaktu z biznesem. Niezmiernie ważne jest aby nie tylko gasić pożary jak się pojawią, ale nie doprowadzać do ich wybuchów. Należy na bieżąco zarządzać ryzykiem w projekcie, przewidywać i analizować sytuację, ale też czerpać wiedzę ze zrealizowanych projektów.

Druga strona medalu

Praca PM’a to przede wszystkim komunikacja z zespołem i klientem. Po zakończeniu codwutygodniowych spotkań z klientem, PM przekazuje zespołowi plany na najbliższe 14 dni. W trakcie Daily Scrum określane są plany do zrealizowania na najbliższe 24 godziny. W trakcie spotkania padają pytania: co udało się zrobić wczoraj, co zamierzamy zrobić dziś, jakie przeszkody stoją na drodze do realizacji bieżących celów. Osoba zarządzająca projektem jest swoistym łącznikiem, od niej w dużej mierze zależy jak sprawnie będzie posępowała praca by spełnić oczekiwania klienta i w pełni wykorzystać możliwości zespołu. “Dobry PM to osoba asertywna, która potrafi zadbać o interes dwóch stron. – mówi Łukasz, programista – Ma dobry kontakt z klientem co pozwala zbierać konkretne wytyczne do realizacji projektu. Ważne jest, aby w jasny sposób przekazywać informacje co jest do zrobienia, to bardzo ułatwia pracę.” Codzienność pracy PM’a jest bezpośrednio związana z codziennością zespołu, ich losy przeplatają się do momentu ukończenia projektu. Trzy strony w tej relacji muszą współpracować za pośrednictwem mistrza ceremonii – Project Managera. “Najlepiej pracuje się w przyjaznej atmosferze i na partnerskich zasadach, to zadanie PM’a aby stworzyć klimat do dobrej współpracy.”- dodaje Łukasz.

PM – przyszłość & marzenia

Każdy zarządzający projektem przeżywał trudne chwile w trakcie wdrożenia, to nieuniknione. Czy to zniechęca? “To uczy. Po każdym niepowodzeniu należy przemyśleć dlaczego coś poszło nie tak i czerpać z tego doświadczenia w przyszłości.” – mówi Marek. W pracy PM’a występuje pewna powtarzalność, w obrębie pracy w jednej firmie, dzięki temu łatwiej jest przewidywać, uprzedzać fakty. Marzeniem każdego Project Managera jest realizacja projektu bezproblemowo, według pierwotnych założeń umowy, jednak to jest niełatwe. Każdy z PM’ów ma inne marzenia zawodowe, Iza np. chciałaby poprowadzić międzynarodowy projekt, Marek chce sprawdzić się w nowej roli, jako szef Project Managerów.

 

Praca Project Managera to wyzwanie. Pogodzenie potrzeb i interesów wielu stron w projekcie to duża presja, na którą nie każdy jest gotowy. Umiejętności miękkie takie jak komunikatywność, dobra organizacja pracy, terminowość, czy asertywność to absolutny “must have”. Znajomość produktu to uzupełnienie całości, które czyni z PM’a specjalistę. Nauka czyni mistrza, dlatego każdego dnia pogłębiają swoją wiedzę i wzbogacają doświadczenie, aby finalnie powiedzieć jednym głosem “Lubię moją pracę”.

Magdalena Biegusiewicz
EB Specialist
I-SYSTEMS
www.i-systems.pl

sprawdź szkolenie z ZARZĄDZANIA ZWINNYMI PROJEKTAMI
By | 2017-09-06T12:25:39+00:00 22/06/2017|PM.Blog|0 Comments